Para entendermos uma informação precisamos que ela faça sentido para nós. O caminho é mais ou menos assim: receber, sentir, refletir, compreender, reorganizar e então agir. Ou seja, um dado sem contexto dificilmente levará à uma ação.
O ser humano pensa de maneira narrativa e gosta de obter conteúdo em forma de história. Portanto, entender a diferença entre apresentar e contar histórias é fundamental para conseguir envolver o público e movê-lo para a ação. E nem o PowerPoint, nem qualquer outro software de apresentação, faz isso por você.
Sendo assim, para montar uma apresentação profissional, os slides devem ser projetados para complementar uma história, e não para substituir o narrador. Neste artigo, trazemos 12 dicas práticas para você fazer uma apresentação profissional criativa e conseguir se destacar na próxima vez que encarar um público – seja em uma conferência, uma reunião ou mesmo uma conversa mais formal.
1. Conheça o seu público
Conhecer seu público envolve entender os outros e suas perspectivas, para ver se eles entendem suas palavras, exemplos ou referência que você usa para comunicar suas experiências, pontos e conclusões.
Pergunte a si mesmo quando foi a última vez que você teve uma falha de comunicação com alguém. Sem dúvida, foi recentemente (como é para a maioria das pessoas).
Não é nossa culpa que a linguagem, tanto verbal quanto não verbal, seja um sistema imperfeito. Podemos, no entanto, assumir a responsabilidade pela utilidade e limitações da linguagem para tentar obter uma melhor compreensão de como podemos nos comunicar de forma mais eficaz.
Ao se colocar na posição de comunicador (sim, ao fazer uma apresentação profissional é isso que você é), considere o papel do orador e do público. Ou seja, pense em não apenas o que e como você deseja comunicar, mas também o que e como seu público precisa que você se comunique para que sua mensagem faça sentido e seja eficaz.
Por exemplo, pode haver em seu público um bom número de pessoas que não estão familiarizadas com o tópico que você está apresentando. Nesse caso, é melhor escolher palavras simples e diretas para transmitir sua mensagem facilmente a outras pessoas.
2. Domine o conteúdo
Antes de convencer alguém, você mesmo precisa estar completamente convencido de sua ideia ou produto. Assim, é importante que você saiba seus pontos “de frente para trás”.
Quando você se apresenta para um público, provavelmente usará recursos visuais, notas e/ou slides. Embora essas ferramentas ajudem muito, certifique-se de que seu conteúdo não se resuma a elas. Isso porque, para uma apresentação profissional, deve-se ter em mente que esses recursos são apenas auxiliares na tarefa de comunicar uma mensagem.
Ou seja, seu conhecimento sobre o tema deve ir além de suas notas e você precisa ser capaz de responder efetivamente a quaisquer perguntas que surjam.
Você deve inspirar confiança. Assim, ao mencionar um ponto que está em seu slide, por exemplo, faça logo um comentário usando estatísticas que você encontrou ou citações relacionadas ao tópico.
Além disso, ao dominar seu conteúdo, isso o ajudará a se sentir mais seguro e confortável para falar sobre o assunto.
3. Estabeleça sua credibilidade logo de cara
É mais provável que seu público ouça o que você tem a dizer se souber que você é confiável. No entanto, isso não significa uma longa introdução com os destaques de sua carreira.
Em vez disso, para começar uma apresentação profissional, comece estabelecendo credibilidade antes de fornecer informações – mesmo tratando-se de um público interno.
Você pode usar uma história curta sobre seu histórico que se relaciona ao tópico, compartilhar uma experiência que moldou a apresentação ou conclusão, ou até mesmo revelar o trabalho braçal ou outras referências que suportam suas informações e estão diretamente relacionadas ao que você está prestes a contar.
O ponto é: faça questão de estabelecer credibilidade, não esperando que isso aconteça naturalmente.
4. Faça uma abertura poderosa
Vivemos em uma era em que o público se distrai facilmente (afinal, são muitos os estímulos) e, além disso, espera ser entretido. Dessa forma, comece sua apresentação criativa com algo que chame a atenção, definindo assim o tom para o resto de sua fala.
Você pode começar com uma estatística que choca o público ou com uma citação que os faz ouvir instantaneamente, por exemplo. Outras possibilidades são uma imagem interessante, um vídeo que chame a atenção ou uma história pessoal tocante.
Lembre-se que, tratando-se de apresentações, as primeiras impressões são importantíssimas.
5. Use material de apoio
Mesmo que você estabeleça sua credibilidade, você também precisa estabelecer a credibilidade do que você diz durante sua apresentação. Em vez de apenas apresentar o material, acompanhe-o com informações que apoiem o dado colocado. Você não precisa incluir tais conteúdos em seus slides, mas certifique-se de que estejam em suas anotações de fala.
Por exemplo, você pode contar uma história, fornecer estatísticas, fazer pesquisas de referência ou até mesmo fornecer citações de figuras respeitadas que endossam sua mensagem.
6. Interaja com seu público
Uma apresentação pode ficar chata e induzir ao sono muito rápido se você apenas falar “para” seu público em vez de falar “com” as pessoas.
Faça uma apresentação criativa transformando sua fala em uma conversa. Isso significa envolver e trazer o público para a discussão. Faça perguntas, receba seus comentários e procure se conectar com eles.
Você também pode também convidá-los para fazer parte da apresentação. Por exemplo, eles podem ser solicitados a levantar a mão se concordarem durante certos pontos da sua fala.
Para uma apresentação criativa é fundamental interagir com seu público, o que também ajuda a prevenir a temida “morte por PowerPoint”, mantendo-os acordados e atentos.
7. Ensaie – em voz alta
A maioria das apresentações é facilmente esquecida por uma razão muito simples: os palestrantes esquecem que estão performando, e não apenas falando. Uma ótima apresentação informa, inspira, envolve e entretém. Em outras palavras, é uma performance parcial e deve ser ensaiada como uma.
Dessa forma, não “repasse” seus slides enquanto silenciosamente decora o que dirá. Ao contrário, para garantir uma apresentação criativa, ensaie em voz alta. Ou seja, pratique sua entrega vocal, adicionando pausas pensadas e variando o ritmo de sua fala. Caso a apresentação seja feita em pé, levante-se durante o ensaio. Ela será via Zoom? Então monte o cenário e pratique como se estivesse já com os convidados na sala.
Por fim, se puder, filme-se apresentando. Ao ver a si próprio, terá outra dimensão de sua apresentação, podendo assim lapidar sua entrega.
8. Aprimore sua entrega vocal
Oradores que variam o ritmo, o tom e o volume de suas vozes tendem a ser mais eficazes.
Isso significa, por exemplo, levantar a voz ao enfatizar uma mensagem importante ou fazer uma pausa após apresentar um ponto importante.
Simplificando, se você aumentar e diminuir o volume de sua voz e alternar entre um tom alto e baixo ao entregar mensagens-chave, sua apresentação será mais influente, persuasiva e dominante.
Assim, para uma apresentação profissional, não subestime o poder de sua voz para causar uma impressão positiva.
9. Reserve um tempo para perguntas e respostas
Independentemente de você estar fazendo uma apresentação pública ou uma apresentação de negócios focada, você deve reservar um tempo para perguntas e respostas no final. Se ninguém fizer uma pergunta, esteja preparado com suas próprias questões que você poderá responder.
Uma forma de colocar essas perguntas é usar frases como “Geralmente me perguntam…” ou “Uma coisa que você ainda pode estar se perguntando é …”
É claro que suas perguntas devem estar diretamente relacionadas à transmissão de sua mensagem e ao alcance de seu objetivo, portanto, use-as estrategicamente.
10. Esteja preparado para perguntas difíceis
Perguntas podem surgir durante sua apresentação ou mesmo na sessão de perguntas e respostas, então você precisa estar preparado para as mais difíceis, principalmente aquelas que podem atrapalhar sua apresentação ou subverter seu objetivo. Como você deve conhecer seu tópico e seu público, em uma apresentação profissional deve planejar esses tipos de perguntas.
Considere todas as objeções que o público possa ter ou perguntas que possam levantar sobre seus pontos e informações. Inclua as mais críticas em sua apresentação para deixar de lado as objeções ou esteja preparado para respondê-las quando elas surgirem.
Na prática, isso pode significar ser capaz de justificar algumas de suas declarações e informações ou ter que responder questões de especialistas, como profissionais de áreas como finanças, TI, RH, etc., que podem fazer parte do seu público.
11. Tenha um segundo (curto) fechamento após as perguntas e respostas
Inclua um breve encerramento após as perguntas. Este é o momento de resumir (novamente) e transmitir suas principais mensagens e pontos, incluindo sua chamada à ação.
Se precisar, ao montar sua apresentação profissional, pode preparar um slide para isso, no entanto, deve ser capaz de fazer o fechamento final sem um slide como apoio.
12. Não exceda o tempo determinado
Planeje o uso do tempo com antecedência. Dessa maneira, ao praticar sua apresentação profissional, garanta que vai conseguir passar por todos os seus pontos principais com folga, deixando ainda algum tempo para perguntas.
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