Como ter conversas difíceis à distância?

Na integra

Comunicação virtual, máscaras, distanciamento. Entenda como quebrar as barreiras da impessoalidade em conversas difíceis que não acontecem cara a cara

A resposta para qualquer pergunta sobre conversas difíceis sempre será desafiadora – neste contexto, mais ainda. Afinal, quando pensamos em um diálogo sério, associamos essa conversa à importância do contato físico, do olho no olho, da energia compartilhada. Ninguém imagina, por exemplo, ter que tomar uma decisão difícil, como a de demitir alguém ou anunciar uma promoção, à distância.

Em 2020, incluímos as máscaras e o distanciamento social à nossa rotina. Trabalhar de casa, fazer reuniões intermináveis olhando apenas para uma tela sem, muitas vezes, nem ver o rosto das pessoas, virou algo corriqueiro, mas que segue sendo um desafio. Afinal, quanto menos nos encontramos presencialmente, mais facilmente a situação pode sair do controle

“Uma das formas mais eficazes que o ser humano tem para se conectar é a comunicação. Então devemos seguir a premissa de que uma cultura melhor começa com conversas assertivas. Além disso, o ser humano tem personalidade. A empresa tem cultura. As culturas organizacionais dão sentido à vida e mostram quais são os comportamentos certos e quais são os errados”, explica Fábio Eltz, psicólogo e Head das Escolas de Liderança e Comunicação da Integração Escola de Negócios.

Sendo assim, como encarar conversas difíceis nessa nova realidade de maneira honesta e, principalmente, humana e eficiente, sem afetar os valores da empresa e seus valores pessoais?

O significado de conversas difíceis

As conversas difíceis não são conversas, necessariamente, ruins. Diálogos desafiadores são importantes e, por isso, precisam ser transparentes e assertivos, para que relacionamentos fortes e baseados na confiança sejam criados. Além disso, são esses confrontos que, muitas vezes, estimulam a parceria, principalmente quando são focados no futuro e não em críticas ao passado. 

Essas conversas podem significar contato social, para criar e manter relacionamentos interpessoais, ou informação, para orientar o time e melhorar o trabalho. “Em resumo, as conversas difíceis estão relacionadas ao estímulo de rever comportamentos, de reconhecer necessidade de mudança e planejar o que deve ser mudado“, explica Fábio. 

Para ter conversas difíceis à distância de uma maneira mais assertiva e também humana, separamos três pontos importantes para se ter em mente:

1 – Crie um ambiente acolhedor

Abra a câmera. Feche as portas. Foque na pessoa que está do outro lado da tela. Quanto mais difícil for a conversa, maior a importância de criar um ambiente agradável e de tentar ao máximo reduzir as interferências externas. É preciso criar uma sensação de acolhimento e, com isso, a capacidade de interagir de forma eficaz com o outro.

Comunicação Virtual
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2 – Faça perguntas e escute as respostas. Não fuja de conflitos!

Conversas difíceis feitas à distância, quando têm o objetivo de motivar, passar um feedback ou estreitar relações, precisam seguir um roteiro inteligente. Comece fazendo perguntas que façam o outro pensar. “As perguntas focam nossa atenção. O conflito tira as pessoas da passividade e as motiva a resolver o assunto com você. Encontre maneiras de aliar a curiosidade ao diálogo. Chame atenção usando algo que precisa ser resolvido ou aproveitado “, exemplifica Fábio.

Entre as perguntas instigantes e positivas temos: Você já pensou que pode melhorar muito seu desempenho? Você sabe como pretende se desenvolver? Que pontos você imagina que devem ser melhorados para ser um profissional melhor? Como você imagina que é possível tirar proveito dos tropeços na vida e crescer como pessoa e profissional?

Uma vez feitas as perguntas, é hora de escutar e, mais importante, compreender o que o outro tem a dizer. “O ouvinte não deve receber inúmeras informações passivamente, e sim se interessar pela fala do interlocutor”, explica o psicólogo.

Para que as conversas difíceis aconteçam de maneira leve e satisfatória, lembre-se:

  • Não seja seletivo ao ouvir o que o outro tem a dizer.
  • Dê ao seu interlocutor o tempo necessário para a comunicação.
  • Não deixe suas perspectivas pessoais interferirem no processo de comunicação.
  • Coloque-se no lugar do outro e seja empático.
  • Ouça e observe. As expressões e sinais, muitas vezes, não são verbais. 

Dica de ouro: pessoas que têm o poder de influenciar costumam ser extremamente sensíveis ao ambiente e ao estado de espírito dos outros!

3 – Seja direto e claro

Para isso, mantenha o contato visual constante. Durante conversas difíceis, principalmente as que trazem notícias ruins, é essencial que se dê informações claras e diretas, mas sempre de maneira empática. Além disso, as conversas difíceis muitas vezes exigem que você dê algum tipo de feedback negativo e, consequentemente, um apoio emocional ao outro. Neste caso, a distância pode dificultar ainda mais o momento.

É importante suprimir os efeitos da distância e tornar a discussão o mais específica possível. Para isso, faça anotações, construa argumentos e ajude o outro a enfrentar qualquer questão que esteja em jogo. Coloque-se à disposição para ajudar, sempre.

Por fim, saiba que, de maneira presencial ou à distância, conversas difíceis são necessárias e não precisam ser temidas. Mantenha sempre o foco, a seriedade e o respeito. Com esse combo em mente, será mais fácil direcionar o comportamento do outro ou de um grupo inteiro na direção desejada.

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