Você sente que está sempre correndo? Seja qual for a missão, a situação ou a tarefa, a sensação é de que sempre falta tempo. Mas o que falta é gestão de tempo.
Trabalhamos mais do que nunca, estamos sempre atrasados com alguma coisa e, na mesma medida, nos cobramos cada vez mais por maestria.
Paradoxalmente, pesquisas comprovam que desperdiçamos tempo com atividades inúteis, e que passamos horas demais dedicados a atividades urgentes, que poderiam ser drasticamente reduzidas com um pouco mais de organização e disciplina.
Existem caminhos para uma melhor gestão de tempo
Nos últimos anos, graças à atuação eficaz de bons parceiros, estive com milhares de pessoas em palestras e treinamentos. Produtividade pessoal foi o tema que nos colocou no mesmo caminho. O que há de comum entre estas pessoas? Todas estão ávidas por mais tempo.
Meu interesse pelo tema vem desde a década de 80, quando, iniciando carreira gerencial em um grande banco, passei a sentir a pressão das múltiplas tarefas e os sintomas do stress por fazer mais e mais ao mesmo tempo em que desejava estar junto da família. Busquei, então, o que havia de melhor em termos de cursos e publicações sobre o tema, montei um programa de treinamento em produtividade pessoal para o banco que, de imediato, lotou 10 turmas e ainda hoje acontece.
Hoje, trabalhando em treinamentos, palestras e coaching com o tema da gestão de tempo, ouço diversos depoimentos de profissionais que se sentem pressionados pelo tempo e pela busca por melhor desempenho pessoal e profissional tal qual eu senti.
Maior produtividade para ser bem-sucedido frente às exigências do cargo, do mercado, da empresa e principalmente da família, tem se mostrado uma necessidade geral.
Não há fórmulas mágicas para administrar melhor o tempo. No entanto, existem algumas estratégias que, adaptadas ao seu estilo e rotina, poderão torná-lo um profissional mais produtivo.
Neste artigo, apontarei alguns caminhos para uma boa gestão de tempo, priorizando produtividade e qualidade de vida.
Estou atrasado, estou atrasado!
É preciso matar um leão por dia! Você já ouviu essa frase? Flávia (troquei o nome), uma amiga querida, diz que um só não basta. Ela tem o hábito de acordar às seis da manhã, sem nunca conseguir ir para a cama antes da meia noite. Assim, correr é o que ela mais faz. Logo pela manhã, enquanto toma banho, escuta as notícias no rádio. Em seguida, se “enfia” em uma roupa já deixada sobre a poltrona do quarto na noite anterior, cafezinho ligeiro e vai acumulando nos braço a bolsa, a agenda, e um dos filhos, que deixa na escola, antes de ir para o trabalho. Depois, dentro do carro, aproveita os faróis vermelhos para terminar de se maquiar, e conversar um pouco com o filho.
Quando chega ao escritório, pede o segundo café do dia e inicia a primeira reunião. Antes do almoço, ela já conseguiu deixar metade do seu pessoal desesperado. Lá pelas três da tarde, “engole” um sanduíche, enquanto continua na desenfreada correria. No final do dia, olha angustiada para o relógio, tenta fechar a agenda do dia se entregando avidamente ao trabalho, é a última a sair. Diz que é assim porque trabalha em uma poderosa emissora de televisão.
Nos dias em que chega em tempo para o jantar, ouve o que o marido e os filhos têm a dizer, mas mal responde, pois está preocupada com tudo que ainda tem que fazer. Ao final da refeição, sorri gentilmente para a família, diz que ainda tem muito trabalho, e que sente não poder permanecer mais tempo com eles.
Então, segue em direção ao escritório de casa, e diante do computador tecla compulsivamente, até que, vencida pelo sono, lá pelas tantas, vai para a cama. Segundo ela, antes de dormir, ainda resolve mais alguns detalhes relacionados ao trabalho, pelo celular.
Flávia e sua gestão de tempo (ou falta dela) me faz lembrar do coelho branco da história “Alice no País das Maravilhas”, de Charles Lutwidge Dodgson, que vivia repetindo: Estou atrasado, estou atrasado!
Desacelerar não é escolha, é necessidade
Você também deve conhecer pessoas que fazem milhões de coisas ao mesmo tempo, e que se tornaram viciadas em trabalho. Por isso, vivem preocupadas achando que não terão tempo de finalizar tudo a que se propõem, e irritam-se com coisas como o trânsito, um elevador mais demorado ou qualquer acontecimento que impacte sua programação.
Muitas destas pessoas me procuram reclamando que não conseguem concluir sua interminável lista de coisas a fazer, dizendo que precisam fazer uma melhor gestão de tempo para que assim mais coisas caibam na tal lista. Ao longo do coaching buscamos conscientizá-los, levando-os a entender o cenário, mapear a realidade e entender os benefícios que chegam com as mudanças para assim partir para a ação.
Nossa sociedade valoriza pessoas que vivem ocupadas, como se não ter tempo para nada fosse sinal de dinamismo e competência. Consequentemente, vemos cada vez mais pessoas dormindo menos, se alimentando apressadamente, e querendo fazer mais em menos tempo. Obviamente, o ditado “a pressa é inimiga da perfeição”, cabe aqui como uma luva.
Como se não bastasse, ainda vivemos em uma era de fast-foods, celulares de última geração, que nos colocam em contato com o mundo em poucos segundos, e tudo o mais que começa e termina em pouco tempo. Com isso, temos encontros cada vez mais efêmeros e relações de curta duração. Seria esta a era dos relacionamentos líquidos?
Em todo lugar é comum encontrarmos pessoas impacientes, tensas, prontas para se defenderem, sentindo-se ameaçadas ao menor olhar. Só pode ser estresse.
Pois essa tensão constante provoca uma reação que pode prejudicar nossa produtividade. Embora cada pessoa assimile o estresse de forma diferente, suas consequências podem afetar nosso sistema imunológico, comprometendo nossa saúde e bem-estar. Assim, não espere a sua saúde ou vida pessoal estarem comprometidas para se dar conta de que passou dos limites e melhorar sua gestão de tempo. Desacelere!
De workaholic para worklover
Para se tornar uma pessoa bem-sucedida será necessário se conscientizar de que uma boa gestão de tempo nos leva a alcançar metas com equilíbrio, diminuindo significativamente a ansiedade e o estresse e promovendo desenvolvimento com qualidade de vida.
Quando você programa seu tempo, encontra formas de equilibrar trabalho e vida pessoal, fator indispensável para fortalecer a auto-estima e bem estar. Também se torna capaz de aproveitar melhor cada instante, concentrando-se na tarefa priorizada para aquele momento com maior consciência do grau de importância que ela tem para você.
Objetivos claros nos deixam mais confortáveis na jornada e representam um grande passo para o nosso desenvolvimento, nos impedindo de desperdiçar energia. Isso significa que, conseguindo visualizar claramente o que está buscando, você tem maiores chances de conquistar suas metas.
Ao fazer uma boa gestão de tempo você torna o relógio um aliado. Por outro lado, ao negligenciar o tempo, ganhará um inimigo. Sabemos que o tempo é finito e não pode ser controlado, o que podemos fazer é administrar os eventos do nosso dia a dia.
De workaholic para worklover, esta é a meta para Flávia, aquela que conhecemos no início deste texto. O Worklover, embora trabalhe muito, consegue conciliar bem todos os aspectos de sua vida.
Faça dar tempo
Na gestão de tempo é importante reservar momentos para refletir sobre o que tem importância em sua vida, e quanto tempo você deseja investir nisso. Além disso, estabeleça metas para alcançar tais objetivos, desenvolva um planejamento determinando meios e recursos para atingir resultados, se organize e, finalmente, coloque-se em ação com foco.
Lembre-se que o dia tem apenas vinte e quatro horas, e que melhor do que trabalhar em excesso é agir de forma inteligente.
A gestão de tempo nada tem de magia, sequer funciona igualmente para todas as pessoas. Afinal, cada uma tem seu próprio ritmo e suas prioridades.
Aqui, coloco algumas dicas para melhorar a sua gestão de tempo:
- Priorize sua saúde, é sem dúvida seu bem maior;
- Planeje seu dia, seguindo o critério da importância. Ou seja, faça primeiro o que é mais importante;
- Defina suas prioridades, assim evitará desperdício de tempo, conseguindo dar atenção à sua saúde, à família, lazer e férias;
- Descubra quais são os seus “sabotadores do tempo”, e fique de olho para que eles não o impeçam de dar conta do seu dia;
- Aprenda com seus erros – caminho percorrido, lição aprendida;
- Delegue, evite a centralização. Com isso, a equipe toda produzirá mais e melhor;
- Avalie o tempo gasto nas tarefas, isso melhora sua próxima programação;
- Troque deslocamentos por reuniões online, sempre que possível;
- Programe reuniões com objetivos claros, poucos participantes, hora estabelecida para início e final e durante a reunião não disperse;
- Seja assertivo e conciso ao redigir e-mails;
- Estabeleça horários específicos para consultar sua caixa de mensagens;
- Diga não, negocie prazos, esteja atento às conseqüências daquilo que adiar;
- Seja estratégico. Ou seja, lembre-se que 20% das atividades correspondem a 80% dos resultados;
- Utilize parte do seu tempo em você mesmo;
- Planejamento, organização, disciplina, prioridades e foco. Eis 5 passos para uma gestão de tempo eficaz.
Estas são algumas das situações que, se não observadas, roubam nosso tempo e que mais comprometem nossos resultados.
Para vencer os desperdiçadores do tempo, procure manter-se consciente e atento a você mesmo, percebendo onde o escoar dos minutos o aprisionará ao final do dia.
Você pode me perguntar: mas será que se eu dominar a gestão de tempo não acabarei me transformando em uma máquina? A resposta é… sim, é possível. No entanto, esta não é uma fórmula pronta e muito menos mágica. Trata-se de uma mudança de atitude. Ou seja, é uma escolha pessoal.
Para saber mais sobre gestão de tempo e conhecer outras técnicas e estratégias para se tornar uma pessoa mais produtiva com qualidade de vida inscreva-se no nosso curso de GESTÃO DE TEMPO E PRIORIDADES.
Este artigo é de autoria de Márcia Rizzi, professora da Integração com MBA em RH pela USP e Coach pelo ICI, além de palestrante e instrutora em treinamentos comportamentais.
Márcia desenvolveu carreira na Caixa Federal onde esteve como Gerente Geral, Gerente Regional e Superintendente de Negócios. É criadora do programa Elas na Liderança, on-line e presencial, além de autora de diversos manuais para treinamento e co-autora dos livros “Ser mais com coaching” e “Palestrantes Campeões, Manual Completo de Coaching”, “Gestão do tempo e produtividade”, “Equipes de alto desempenho”e “Excelência no atendimento ao cliente”, todos da Editora Ser Mais, e “Gestão de Pessoas e Líder Coach”, da Editora França.