Nós usamos nossa comunicação no trabalho com diferentes pessoas ao longo do dia. E fazemos isso por inúmeros meios. Conversas, expressões e linguagem corporal, mídias sociais, e-mail e telefone são apenas alguns deles. É através de nossas habilidades de comunicação que aprofundamos amizades, trabalhamos relações, fazemos demandas, pedimos ajuda, expressamos nossa opinião, negociamos, ensinamos… e também pedimos café ou agradecemos uma gentileza.
Independentemente do tipo de comunicação: verbal, não verbal, escrita, auditiva ou visual, se não nos comunicarmos de forma eficaz, especialmente no ambiente de trabalho, acabamos prejudicando não só nosso próprio desempenho, mas também o da equipe e do negócio como um todo.
Conheça neste artigo os 7 tipos diferentes de comunicação no trabalho (você sabia que tínhamos tantos?) e, depois, os 4 maiores erros que cometemos ao nos comunicar na vida profissional – e como evitá-los.
7 tipos comuns de comunicação no trabalho
Nem toda comunicação no trabalho é igual. Todos nós já tivemos a experiência de passar por uma reunião chata e demorada com o pensamento: “Isso deveria ter sido um e-mail”. Isso porque, dependendo do tipo de conteúdo que está sendo transmitido, a forma de comunicação escolhida pode melhorar – ou diminuir – a maneira como a informação é recebida. Assim, um comunicador eficaz sabe que é preciso desenvolver distintas habilidades e ferramentas para se adaptar ao tipo de comunicação necessária para diferentes situações.
1 – Comunicação da liderança
Os líderes geralmente entregam uma comunicação unidirecional para suas equipes. O objetivo pode ser informar ou atualizar, como um memorando sobre uma nova política da empresa ou uma mudança de direção. Os líderes também costumam se comunicar para persuadir, encorajar e inspirar comprometimento. Normalmente, se comunicam mais por meio de histórias do que de dados.
2 – Comunicação ascendente
Os gerentes (e membros da equipe) geralmente precisam se comunicar com seu próprio gerente e outros líderes que não estão em sua cadeia de comando direta. Estes podem assumir a forma de memorandos/e-mails, relatórios e reuniões regulares. Independentemente do formato, esses tipos de comunicação devem ser considerados mais formais.
3 – Atualizações
Como são breves por natureza, as atualizações geralmente ficam aquém de uma boa comunicação no trabalho. É interessante usar algo visual, como planilhas, cronogramas e relatórios e deixar comentários verbais ou escritos para chamar a atenção do público para o que é mais importante – normalmente, o que requer ação ou envolvimento adicional dos envolvidos. Isso pode incluir surpresas, obstáculos e riscos potenciais, bem como vitórias.
4 – Apresentações
Esses eventos, normalmente mais formais, tendem a receber a maior parte da atenção – e por um bom motivo. Normalmente, são direcionados a um público maior e com interesses que vão além do simples informar. Trata-se de uma oportunidade para também influenciar, persuadir e inspirar. Além disso, muitas pessoas temem falar em público e, graças ao TED, popularização de stand ups e “apresentações show”, há uma grande expectativa de entrega não só de bom conteúdo, mas de entretenimento e insights.
5 – Encontros
As reuniões, sejam grandes ou pequenas, são uma parte crítica da comunicação no trabalho. Eles também são um dos tipos de comunicação talvez menos compreendidos – e um dos mais usados. Reuniões eficazes criam sinergia entre as equipes e comunicam rapidamente informações que teriam um alto potencial de serem mal interpretadas em outro formato (como e-mail). As melhores reuniões são altamente colaborativas e deixam os participantes se sentindo energizados, não esgotados.
6 – Comunicação com o cliente
A comunicação com os clientes pode abranger toda a gama discutida acima. Ela vai de algo pontual, como uma atualização de negócio, até algo que atinge milhões, como uma promoção divulgada nas redes sociais. Como regra geral, o ideal é que as orientações para comunicações internas na empresa sejam consideradas em dobro quando nos dirigimos ao cliente. Aqui, é interessante ser deliberado e planejar as mensagens para fornecer o que seu cliente precisa, da maneira que preferir, criando uma impressão positiva para a empresa e o produto.
7 – Interações informais
As comunicações informais incluem e-mails e bate-papos em que você participa o dia todo: fazer solicitações, pedir informações, responder demandas e dar ou receber suporte e orientação. Além de levar o trabalho da organização adiante, essas comunicações informais têm objetivos secundários de formar conexões sociais, construir cultura, estabelecer confiança e encontrar um terreno comum. Se você se concentrar apenas no objetivo principal de uma determinada interação, poderá inexplicavelmente enfrentar mal-entendidos e perder oportunidades.
Quais são os 4 maiores erros de comunicação no trabalho, afinal?
1 – Jargões e vaguidade
Chamamos de jargão termos específicos normalmente associados a um determinado campo ou área de atividade. É o tal do “juridiquês” ou “economês”. Pois o ambiente corporativo também é cheio de termos próprios e é importante tomar cuidado ao confiar demais no jargão empresarial. Pense nesta frase: “Adotamos uma abordagem focada em soluções, dominada por nossos valores corporativos, para criar uma mudança de sinergia e de paradigma no setor”. O que ela informa de fato?
Recorrer em excesso a jargões vagos do universo corporativo dificulta a clareza e pode fazer com que a fonte – ou seja, você – pareça estar escondendo fatos. Para ser mais conciso e claro ao se comunicar no trabalho, tente:
- Começar com o ponto principal.
- Evitar jargões desnecessários.
- Usar frases curtas.
As dicas acima podem ser também aplicadas à redação, como ao escrever e-mails e relatórios. Neste caso, se possível, tente ler sua mensagem em voz alta e não se esqueça de passar o texto por uma verificação gramatical e ortográfica.
2 – Incapacidade de ouvir os outros
A escuta ativa é um aspecto importante da comunicação eficaz. Você não pode se envolver com alguém se não estiver ouvindo, porque tenderá a fazer suposições sobre as necessidades da pessoa com base em suas percepções e não na realidade. Para melhorar a sua escuta ativa, experimente:
- Repetir ou parafrasear o que acabou de ouvir
Quando você ouve ativamente, você verifica periodicamente com o orador para ter certeza de que entendeu. Quando você parafraseia o que ouviu o orador dizer, cria uma oportunidade para que ele saiba que você de fato entendeu ou, ainda, não compreendeu direito o que ele quis dizer, dando-lhe a chance de explicar melhor.
- Fazer contato com os olhos
Para onde vai sua atenção quando você fala com alguém? Você está constantemente verificando seu telefone? Você se distrai com as pessoas que passam? Faça questão de ter um contato visual significativo com seu parceiro de conversa.
- Verificar sua postura
A maneira como está nossa postura pode afetar nosso estado emocional e nosso nível de atenção. Se você estiver ouvindo com seu corpo, ficará mais fácil ouvir com seus ouvidos. Por exemplo, ter os braços ou pernas cruzados, ou estar posicionado em uma direção que não diretamente na frente da pessoa passa uma imagem de desinteresse. O ideal é ficar em frente, com o torso levemente inclinado na direção da pessoa. Isso comunica abertura e prontidão para ouvir.3 – Falta de transparência e confiança
É extremamente difícil termos uma comunicação no trabalho clara e eficaz quando há falta de transparência e confiança. Por exemplo, se sua equipe acredita que você está escondendo algo, eles ficarão ansiosos, alguns irão especular e, como resultado, será mais difícil para eles processarem qualquer tentativa que você faça de se comunicar com eles. Um líder que deseja ser mais transparente deve:
- Procurar ser claro e específico
- Dar feedback
- Tornar as informações importantes facilmente acessíveis
- Mostrar-se mais próximo e interessado
3 – Falta de transparência e confiança
É extremamente difícil termos uma comunicação no trabalho clara e eficaz quando há falta de transparência e confiança. Por exemplo, se sua equipe acredita que você está escondendo algo, eles ficarão ansiosos, alguns irão especular e, como resultado, será mais difícil para eles processarem qualquer tentativa que você faça de se comunicar com eles. Um líder que deseja ser mais transparente deve:
- Procurar ser claro e específico
- Dar feedback
- Tornar as informações importantes facilmente acessíveis
- Mostrar-se mais próximo e interessado
4 – Ignorar estilos de comunicação diferentes do seu
Todo mundo tem seu próprio jeito de se comunicar. Algumas pessoas são muito diretas, enquanto outras preferem uma abordagem mais sutil. Alguns usam dados detalhados, enquanto outros se baseiam em generalidades e assim por diante. Ocasionalmente, uma pessoa está tão arraigada em sua maneira de se comunicar que acha difícil se comunicar com outras que possuem um estilo diferente. “Fulana demora meia hora para explicar algo que poderia ter sido dito em cinco minutos” ou “Sicrano se enrola tanto nos exemplos que eu até esqueço o que é para fazer”. Quem nunca ouviu frases desse tipo? Pois quando pensamos em comunicação no trabalho, é imprescindível considerar as diferenças – e, em vez de criticá-las, aprender a lidar com elas.
No geral, trata-se de se empenhar um pouco mais para se fazer entender e para compreender o outro – algo que, se pensarmos bem, deveríamos fazer sempre. Então, para uma boa comunicação no trabalho (e em qualquer lugar), procure:
- Trabalhar sua linguagem corporal: nem toda comunicação é verbal. Sinais físicos também são importantes e podem informar de maneiras que as palavras não conseguem.
- Envolver a pessoa na sua fala: não importa o quão importante, sua mensagem não é apenas sobre você. Envolva o outro fazendo perguntas.
- Concentrar-se em suas habilidades de escuta: ouça o outro, levando em consideração suas opiniões para assim ganhar sua confiança.
- Manter sua mensagem simples: use uma linguagem simples e evite jargões ou metáforas em excesso.
- Ter uma mente aberta: ao dialogar com alguém com um estilo de comunicação diferente do seu, ter uma mente aberta pode facilitar a conversa, especialmente quando precisa ouvir críticas.
- Solicitar feedback: “fez sentido o que eu falei? Ficou alguma dúvida?” Procure saber se o outro de fato entendeu seu ponto.
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Entra ano, sai ano, e a boa comunicação segue entre as habilidades mais valorizadas nas empresas. E há uma razão para isso. Afinal, é a comunicação que faz com que nossas relações profissionais e pessoais corram bem. É como mostramos cuidado, geramos mudanças e conquistamos objetivos, desde uma simples tarefa até grandes realizações.
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