Como algumas pessoas conseguem fazer ao longo do dia muito mais tarefas úteis do que outras? A resposta é simples: gestão de tempo. Um passo importante para conseguir gerenciar melhor seus preciosos minutos é se concentrar em resultados e ter sempre em mente que estar ocupado não é sinônimo de eficiência!
Passar o dia em um frenesi de atividades só faz com que você divida sua atenção entre infinitas tarefas diferentes, não priorizando nenhuma. Ficando na gestão de tempo você passa a trabalhar de maneira mais inteligente e, automaticamente, muito mais eficiente. Neste artigo, listamos dicas práticas que vão te ajudar a melhorar sua capacidade de funcionar bem – mesmo sob pressão.
Gestão de tempo no trabalho: 7 ações que funcionam
A correria do dia a dia não é nada produtiva. Ao dividir sua atenção em diversas atividades, você acaba não fazendo nada direito. Por isso, saber gerenciar seu tempo é essencial para que o trabalho seja feito de maneira mais inteligente e assertiva. Abaixo, 7 dicas de gestão de tempo que vão melhorar, e muito, o seu dia a dia:
- Defina suas metas corretamente
Estabeleça tarefas que sejam alcançáveis e mensuráveis. Para isso, que tal usar o método SMART, que se baseia em 5 fatores: S (específica), M (mensurável), A (atingível), R (relevante) e T (temporal)? Trata-se de uma maneira de assegurar que a meta definida é de fato possível de ser cumprida.
- Priorize com sabedoria
Para uma boa gestão de tempo, priorize as tarefas com base na importância e urgência de cada uma delas. Para isso, observe sua lista diária em blocos:
- Importante e urgente: execute essas tarefas imediatamente.
- Importante, mas não urgente: decida quando fazer essas tarefas.
- Urgente, mas não importante: delegue essas tarefas, se possível.
- Não é urgente e não é importante: deixe-as de lado para fazer mais tarde.
- Defina um limite de tempo para concluir uma tarefa
Impor restrições de tempo para concluir tarefas ajuda você a ser mais focado e eficiente. Fazer um pequeno esforço extra para decidir quanto tempo você precisa alocar para cada tarefa também pode ajudá-lo a reconhecer problemas em potencial antes que eles apareçam. Dessa forma, você pode fazer planos para lidar com eles.
Por exemplo, suponha que você precise escrever cinco avaliações para uma reunião. No entanto, você percebe que só conseguirá fazer quatro delas. Se você ficar ciente desse fato com antecedência, poderá delegar facilmente a redação de uma das revisões a outra pessoa. Mas, se você não se preocupar em calcular esse tempo, talvez descubra em cima da hora que tem um problema e, nesse ponto, pode ser mais difícil encontrar alguém para delegar uma das revisões.
- Faça uma pausa entre as tarefas
Ao fazer muitas tarefas sem pausas, é mais difícil manter o foco e a motivação. Acredite: para uma boa gestão de tempo é importante que você se permita algum tempo de inatividade entre as tarefas para limpar sua cabeça. Considere tirar uma soneca, dar uma caminhada curta ou meditar.
- Organize-se
Utilize seu calendário para uma gestão de tempo de longo prazo. Anote os prazos dos projetos ou das tarefas que fazem parte da conclusão do projeto geral. Pense em quais dias seria melhor dedicar a tarefas específicas. Por exemplo, você pode precisar planejar uma reunião para discutir o fluxo de caixa em um dia em que saiba que o CFO da empresa está disponível.
- Remova da agenda tarefas não essenciais
É importante remover atividades ou tarefas em excesso. Determine o que é significativo e o que merece seu tempo. A remoção de tarefas / atividades não essenciais libera mais do seu tempo para ser gasto em coisas genuinamente importantes. Essa ação é importantíssima para uma boa gestão de tempo.
- Planeje com antecedência
Certifique-se de começar cada dia com uma ideia clara do que você precisa fazer. Considere criar o hábito de, ao final de cada turno de trabalho, ir em frente e escrever sua lista de “afazeres” para o próximo dia. Assim, você não perde tempo e já começa o dia focando no que é mais importante e urgente.
O grande inimigo do aumento de produtividade
Quando você tem uma gestão de tempo eficiente, automaticamente aumenta sua produtividade. No entanto, muita gente comete um grande erro ao gerenciar seu tempo, prejudicando muito a produtividade – e a energia!
Esse erro? Ser multitarefas. Isso mesmo. Um estudo da Universidade de Sussex, no Reino Unido, indica que executar diversas coisas ao mesmo tempo pode, na verdade, prejudicar fisicamente o cérebro. O estudo descobriu que os participantes viciados em usar vários dispositivos simultaneamente tinham uma densidade de massa cinzenta mais baixa em uma área do cérebro chamada córtex cingulado anterior, que está ligada ao controle emocional e tomada de decisão, empatia e a resposta do cérebro às recompensas.
Portanto, pare de tentar fazer tudo de uma vez. Para aumentar drasticamente a sua produtividade, dê atenção a uma tarefa por vez. Quando seus olhos e mãos começarem a se voltar para outra coisa, volte o foco para o que importa. Isso melhorará sua gestão de tempo e produtividade – sem desgastar sua mente e energia.
Como a gestão do tempo afeta a qualidade de vida
Imagine que você está fazendo malabarismos com um número impossível de pratos, à uma velocidade vertiginosa. O telefone toca e o bebê começa a chorar. De repente, você sente o cheiro de algo queimando na cozinha. As demandas da vida moderna muitas vezes forçam as pessoas a lidar com vários desafios ao longo do dia, como por exemplo realizando reuniões até tarde em dia de fechamento de projeto.
O que muitas pessoas não percebem é que a maneira como você gerencia – ou não gerencia – seu tempo tem um efeito em sua vida. Seu desempenho no trabalho, sua autoestima, seus relacionamentos e até mesmo sua saúde podem ser vítimas dos efeitos colaterais da má administração do tempo.
Por isso uma boa gestão do tempo é tão importante. Além de melhorar sua vida profissional, garante também mais qualidade de vida em todas as outras áreas. Isso, por sua vez, é essencial para um bom desempenho no trabalho. É tudo um ciclo.
Gestão do tempo eficaz no home office
Organizar o dia é um desafio. E a gestão do tempo quando se trabalha em casa pode ser ainda mais difícil. Saiba como enfrentar essa realidade remota ou híbrida da melhor maneira possível:
Deixe o “trabalho pesado” para quando estiver no seu melhor
Quando se fala em gestão de tempo no home office há conselhos intermináveis sobre a importância das pessoas iniciarem o dia executando tarefas mais difíceis e criativas. Com isso, as tarefas mais mecânicas e fáceis, como responder a e-mails, devem ser deixadas para depois. Mas, se você é, por exemplo, uma pessoa que funciona melhor a noite, a rotina de home office pode permitir que você inverta essa regra sem grandes problemas. Ou seja, use essa liberdade a seu favor.
Como? Você pode usar sua manhã para se concentrar em si mesmo. Tome um bom café, leia as notícias, medite ou malhe. Isso garantirá que você tenha o combustível necessário para um dia produtivo. A questão é: execute suas tarefas mais exigentes em seu horário de pico de produtividade pessoal, não importa qual seja.
Sem distrações
Você acha que a mídia social está constantemente distraindo você? Saia de suas contas durante o horário de trabalho para que você fique menos inclinado a usá-las. Quer mais uma dica de gestão de tempo no home office? Remova o acesso dos atalhos do navegador da web ou trabalhe em um navegador privado ou “anônimo” para não poder fazer o login automático em nenhuma página de mídia social.
Estabeleça quando está trabalhando – e quando não está
Agora que voltar para casa depois do trabalho pode significar apenas uma caminhada da mesa da cozinha até o sofá, pode ser difícil encerrar definitivamente o dia de trabalho. Ter acesso móvel a e-mail e aplicativos de trabalho também pode tornar o desligamento um desafio.
Para manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, defina um alarme para lembrá-lo de quando terminar o dia de trabalho. Desligue o computador e guarde-o em algum lugar longe de onde você está. Algumas pessoas até desativam as notificações de aplicativos relacionados ao trabalho em seus telefones celulares no final do dia. Uma dica final de gestão de tempo no home office: inclua suas horas de trabalho em sua assinatura de e-mail ou como uma mensagem de status / ausente, se possível. Isso pode ajudar a evitar que os colegas entrem em contato com você na hora errada.
Para saber mais sobre como gerir melhor o seu tempo, conheça o curso Administração do tempo e prioridades, da Integração Escola de Negócios.