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O novo perfil do secretariado

Publicado em 10 de outubro de 2018 por Fabiana.

No dia 30 de outubro, acontece na Integração o S Talks — 1º Encontro de Profissionais de Secretariado e Assessoria Executiva. O Na Íntegra conversou com o idealizador e organizador do evento, Edson Herrero, head da Escola de Secretariado e Assessment da Integração. Edson, que conhece bem as transformações pela qual a carreira vem passando, faz uma reflexão sobre a mudança no papel dos profissionais de secretariado. Confira!

Edson, conte-nos como era a rotina de uma secretária e como o escopo de trabalho dela vem sofrendo mudanças.

Se pensarmos no modelo tradicional, a secretária era aquela profissional que atendia diretamente a um executivo e tinha como tarefa cuidar de muitas questões pessoais dele, como pagar a escola das crianças, marcar médico, agendar viagens, além de servir como um escudo ou uma blidagem, ou seja, aquela pessoa que não deixa ninguém entrar na sala do diretor. De duas décadas para cá, as empresas começaram a ver que não dava para ter alguém para resolver pendências pessoais de cada executivo e as secretárias passaram a ter novas exigências e novas competências a serem desenvolvidas.

Quais foram as alterações no dia a dia das secretárias a partir daí?

Uma delas foi física. Nas grandes empresas, as secretárias deixaram de estar atreladas a um único diretor e passaram a trabalhar num sistema de pool — espaço que reúne todas as profissionais. Nesse novo formato, as solicitações feitas pelos executivos da empresa são atendidas por quem estiver disponível no momento. A outra mudança é que as secretárias ganharam status de assistentes. As corporações enxergaram que essas profissionais estavam subutilizadas e poderiam fazer outras tarefas, tomar pequenas decisões, resolver assuntos administrativos, antecipar alguns temas. A partir daí, elas também começaram a ser avaliadas por competências como qualquer outro colaborador, um analista, um supervisor, um diretor.

Nesse novo papel, essa profissional precisa ter uma visão mais ampla?

Sim, ela precisa ter uma visão estratégia de todo o negócio. Deve ter organização para saber o quanto consegue atender, precisa saber montar uma pauta de reunião e participar não mais como apenas uma coadjuvante.

Essas competências exigidas abrem mais possibilidades de crescimento na carreira do que o perfil anterior?

Claro, a profissional passa a ter outros horizontes dentro das organizações que valorizam o desenvolvimento de seus colaboradores. Uma secretária que está atrelada a um único executivo, resolvendo as pendências pessoais dele, dificilmente consegue migrar. Com essa mudança de perfil em empresas que possuem políticas de recrutamento interno que, de fato, funcionam, essa profissional tem chance de voar.

A Escola de Secretariado da Integração prepara os profissionais para esse novo perfil?

Os módulos dos nossos cursos focam nas competênicas que os profissionais de secretariado precisam desenvolver e que são importantes para todas as posições de uma empresa. Os cursos abordam esse novo perfil, trata das competências técnicas e humanas, ética, gerenciamento de projetos, gestão da informação, redação empresarial, entre outros tópicos.

No dia 30, acontece o S Talks, que será o primeiro evento da Integração totalmente voltado para os profissionais de secretariado e assessoria executiva. Como será esse dia?

O S Talks será um dia exclusivo para reflexão sobre esse novo papel dos profissionais de secretariado e assessoria executiva. Será também um dia de muito aprendizado. No S Talks, vamos abordar as competências aplicáveis no dia a dia de trabalho: comunicação não violenta, competência emocional e diligência de conflitos, inteligência espiritual e autoconhecimento, resiliência, ética e confidencialidade das informações, além de entrar na questão da revolução 4.0. Os profissionais que vierem participar com a gente também vão vivenciar o jogo Flat Out Pyramids, que permite construar, experimentar e expressas as transformações no papel da profissão. Será bem bacana!

S Talks — 1º Encontro de Profissionais de Secretariado e Assessoria Executiva
Dia 30 de outubro, das 8h30 às 17h30
Inscreva-se: (11) 3046-7878 ou [email protected]

O profissional de secretariado como gestor de resultados

Publicado em 26 de setembro de 2018 por Fabiana.

No dia 30 de setembro, comemoramos o Dia do Profissional de Secretariado. Nos últimos 30 anos de história do profissional de secretariado, pudemos registrar, a cada setembro, conquistas significativas em relação à formação, organização, valorização, visibilidade nacional e internacional, evolução e atribuições do perfil. Temos certeza também que, gradativamente, fica mais evidente o quanto esse profissional contribui para os resultados empresariais pela posição estratégica que ocupa, ao lado dos níveis decisórios, como ponte entre clientes externos, internos, superiores, pares, entre outros.

Um dos desafios recentes é mensurar e dar visibilidade aos resultados gerados por ele. Entre aqueles que atuam diretamente envolvidos com o “produto ou o serviço fim das empresas”, é mais fácil enxergar o que foi realizado. Quem atua na gestão ou na prestação de serviços, gerando resultados indiretos, têm mais dificuldade de mensurar os resultados, bem como de dar forma e cor para os assessorados e demais áreas da empresa.

A força da equipe de apoio

Como exemplo tem mais força do que palavras, vamos àquele que, na nossa opinião, retrata com fidelidade a importância de quem está na equipe de apoio. Pense numa corrida de Fórmula 1. Os protagonistas do “produto fim” são representados pelo carro e pelo piloto, e os atores dos resultados indiretos estão na equipe do pit stop. Por melhor que seja o carro e o piloto, se a equipe do pit stop falhar, todo o resultado da corrida será comprometido. O cenário da Fórmula 1 está presente diariamente nas empresas. Os gestores tomam decisões, fecham negócios, desenham o planejamento, entre tantas outras ações, mas dependem do suporte qualitativo e profissional dos secretários para subir ao pódio.

Enriquecem essa analogia dois indicadores de resultado, em que a atuação do secretário é decisiva:

Atendimento ao cliente.
Gestão do tempo e da energia dos líderes e gestores.

Para exemplificar o primeiro, vamos resgatar uma afirmação feita pelo Comandante Rolim, ícone da qualidade do atendimento ao cliente, além de executivo visionário e vitorioso empreendedor: “Fazemos negócio com quem nos atende bem”.

O secretariado por trás da excelência no atendimento

Esse pré-requisito para o “fechamento do negócio” é feito pelo profissional de secretariado. A qualidade do atendimento não envolve apenas atender, identificar a empresa, saber os dados do interlocutor. Implica em todo o processo que faz o cliente sentir-se bem-vindo e ter a certeza de que será encaminhado para a pessoa certa, no tempo desejado, bem como terá um acompanhamento no começo, meio e fim, além de uma solução, resposta ou informação à sua necessidade.

Visualize agora a mensuração: quantos atendimentos com esse grau de exigência são feitos diariamente, por semana, mês ou ano em todas as empresas? Logo, o profissional de secretariado é coparticipante dos expressivos resultados decorrentes da excelência no atendimento.

A gestão da atenção e o profissional de secretariado

Passemos agora ao segundo indicador. Para justificá-lo, temos a proposta apresentada no livro “A economia da Atenção”, de Thomas Davenport e John C. Bech, que afirmam que o novo diferencial de valor nos negócios é a economia da atenção. Os autores dizem que, nessa nova economia, são fatores abundantes capital, trabalho, informação e conhecimento. O fator escasso é a oferta de atenção humana. Eles alertam que a banda larga em telecomunicações não é problema, mas a banda larga humana é algo raro.

A atenção é a verdadeira moeda dos negócios e dos indivíduos. Quem conseguir gerenciar a atenção vai, com certeza, aumentar a vantagem competitiva como pessoa, profissional e contribuir para otimizar a produtividade da empresa em que atua.

Pensemos um pouco na realidade atual de um grande executivo. Ele é bombardeado por um volume cada vez maior de informação, seja pela internet, telefone, WhatsApp, Skype, por meios físicos etc. Some-se a isso a grande demanda de pessoas que o procuram: clientes externos e internos, sua equipe, seus pares, seus superiores. Sem falar no número de reuniões, viagens, eventos. Para gerar resultados, o executivo precisa colocar a sua atenção no que é realmente relevante para o negócio.

É necessário que faça parte do seu time um profissional que gerencie todo esse volume de informações, contatos e processos, encaminhando-lhe exclusivamente o que é significativo e importante, redirecionando os demais para outras áreas da empresa. É o profissional de secretariado que faz tudo isso com muita maestria. Agrega o diferencial do realizar, sob medida, adequando ao perfil do gestor, em sintonia com as prioridades e circunstâncias do negócio.

Mais do que administrar o tempo do executivo e ajudar a monitorar objetivos e metas, o profissional de secretariado faz a importante gestão da sua energia e da sua atenção. Imagine o que significa em resultados “poupar a energia” dos homens mais caros da organização e “economizar horas” do cotidiano para que eles possam priorizar o mais importante para core business da empresa. Jim Loehr e Tony Schwartz dizem no livro “The Power of Full Engagement” ”que o gerenciamento da energia e não do tempo é a chave para o alto desempenho e a renovação pessoal.”

Nesse artigo comemorativo pelo Dia do Profissional de Secretariado destacamos esses dois indicadores, mas eles se estendem a uma gama maior de atividades e atribuições, que facilitam a vida dos gestores e das empresas, otimizando resultados, processos e relacionamentos. Parabéns a todos os profissionais de secretariado pela constante evolução.

Bete D’Elia, coach, palestrante e consultora da Integração

Mensuração de resultados para a área de secretariado

Publicado em 30 de setembro de 2013 por Fabiana.

Entrevistamos a consultora Bete D’elia para falar sobre O Profissional de Secretariado como Gerador de Resultados. A maioria das empresas trabalha com indicadores de resultados como base para as avaliações de desempenho dos funcionários, mas essas medições raramente são incorporadas ao papel da secretária, por isso o assunto despertou curiosidade entre as profissionais da área e recebemos diversas mensagens com dúvidas sobre a melhor forma de fazer essa mensuração.

Lembre-se de que o profissional de secretariado é quem representa a empresa, pois conecta líderes e clientes. As pessoas fazem negócios com quem as atendem bem, desde o primeiro contato, e negócios são resultados positivos.

Já parou pra contar quantos atendimentos são feitos por dia? Por semana? Por mês? Mensure e dê visibilidade às suas ações e os resultados gerados através delas!

A professora Bete D’Elia explica o passo a passo de como esse monitoramento deve ser feito. Confira algumas dicas:

1. Identifique e defina as áreas de resultado mais importantes, tendo em mente que o importante é medir quantidade x tempo. Exemplos: atendimento a cliente externo por telefone, agendamento de passagens aéreas e follow-up.

2. Escolha o período em que vai efetuar a mensuração, considerando seu ritmo diário. Exemplos: relatórios semanas, quinzenais ou mensais.

3. Crie uma tabela no Excel, ou um arquivo no formato que considere mais adequado, com áreas, quantidade e tempo em colunas separadas. A organização facilita na hora de mostrar a sua produtividade ao gestor, principalmente para a criação de gráficos de desempenho.

4. Anote primeiro as quantidades. Exemplo para 20 atendimentos diários: multiplicar 20 (média diária) x 5 dias úteis (semana) = 100 atendimentos por semana em uma área específica.

5. Depois, avalie o tempo médio. Considerando que a sua média seja de 2 minutos para cada atendimento, a conta será 100 atendimentos semanais x 2 minutos = 200 minutos = cerca de 3 horas e 20 minutos por semana gastos para esta atividade.

6. Em casos onde a unidade de medida é apenas tempo, fica ainda mais fácil. Exemplo: 30 minutos diários para fazer follow-up x 5 dias da semana = 150 minutos = 2 horas e 30 minutos para fazer follow-up semanalmente.

7. Multiplique esses resultados pela quantidade de semanas referentes ao mês vigente e obtenha a média mensal. Exemplo: 150 minutos x 4 semanas = 600 minutos = 10 horas por mês gastas para fazer follow-up.

8. Para áreas de resultado cujas atividades envolvam diversas etapas, é necessário fazer o passo a passo do processo, para estimar o tempo gasto em cada etapa. Some o total do processo e multiplique pela quantidade de vezes em que a atividade é realizada mensalmente.

9. É preciso ter disciplina para medir seus indicadores. Mantenha a tabela em um local que facilite a anotação diária, pois um dia perdido pode alterar valores que irão interferir na média.

10. No início do mês seguinte, entregue a planilha ao seu gestor e dê a ele a dimensão do seu trabalho. Além de poder acompanhar a evolução e otimização de algumas atividades, você dará visibilidade às suas tarefas e justificando a escolha na hora de inserir pedidos importantes ou urgentes ao seu cotidiano.