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Dicas de como conseguir um home office produtivo

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Por Fabio Eltz, head das Escolas de Liderança e de Comunicação da Integração 

Já parou para pensar como conseguir um home office produtivo? Essa é uma questão bastante importante, já que há um crescimento constante de pessoas trabalhando em casa no mundo e também no Brasil. Uma pesquisa da SAP Consultoria em Recursos Humanos, realizada em 2018, ouviu 315 empresas de diversos segmentos e de todas as regiões do país e constatou que 45% delas utilizam, em algum grau, o modelo de home office. O índice apontado pela pesquisa representa um crescimento de 22% em relação ao levantamento anterior, de 2016. Ou seja, é um dado significativo.

Com a pandemia do novo coronavírus, causador da covid-19, o número de pessoas trabalhando em casa aumentou consideravelmente. Claro, nem todas elas devem continuar em home office. No entanto, novas pesquisas pós-pandemia, provavelmente, vão indicar o crescimento dessa modalidade no Brasil e em outros países, já que muitas organizações experimentaram o trabalho remoto pela primeira vez e algumas devem deixar boa parte dos profissionais nesse esquema de home office. O Twitter é uma dessas tantas empresas. Em 12 de maio de 2020, o CEO da famosa rede social, Jack Dorsey, fez um anúncio comunicando que, após o período de isolamento social, os profissionais em cargos que permitam o trabalho remoto terão a chance de optar pelo modelo. 

Nesse cenário, esse e-book nasceu com o intuito de ajudar os profissionais a entender como conseguir um home office produtivo. Isso porque trabalhar em casa exige alguns cuidados. O principal deles é saber como evitar distrações: são as demais pessoas que habitam a casa, a TV, a internet e até a cama convidativa. Neste e-book reunimos algumas dicas para o profissional que trabalha em home office e também para o gestor que precisa liderar uma equipe a distância. Espero ajudá-los a alcançar um home office produtivo! Boa leitura!

Você sabe administrar seu tempo? Faça o teste

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Em um dia temos 24 horas, ou 1.440 minutos. Não é pouco, mas quem nunca pensou que precisava de mais horas para dar conta de todas as tarefas pendentes em um dia? São prazos, metas pessoais e profissionais. “Ao longo do dia desempenhamos vários papéis − pais, filhos, estudantes, profissionais − e fazemos parte de grupos de amigos ou outros específicos. Isto é, tempo é fundamental para que possamos exercer esses papéis e ainda cuidarmos da saúde, da espiritualidade, dos deslocamentos, além de enfrentarmos eventualidades”, diz Edson Herrero, head do Assessment Center e da Escola de Secretariado da Integração. “Por isso, saber administrar seu tempo é fundamental”, afirma. 

Para saber como dividir bem o dia e a semana para cumprir tudo o que se tem em mente, é importante entender qual é seu perfil de administração do tempo. “Você tem dificuldades para administrar seu tempo e cumprir prazos? Ou se envolve em tarefas que outros poderiam ou até deveriam fazer? Essas questões podem ajudar a descobrir esse perfil. São quatro tipos principais que caracterizam a maneira de lidar com a realização das tarefas no dia a dia. São eles: o Bombeiro, o Fora de Foco, o Indeciso e o Centralizador”, enumera Edson. 

Os quatro perfis de administração do tempo 

De forma resumida, esses perfis se caracterizam do seguinte modo: 

  1. Bombeiro − aquele profissional que não consegue fazer planejamento e passa a maior parte do tempo “apagando incêndios”. Ou seja, ele gasta tempo resolvendo problemas que surgem em vez de tentar antecipá-los e evitar o aparecimento de novos. 
  2. Fora de foco – é o que tenta fazer tudo ao mesmo tempo e não foca em nada especificamente, o que faz com que não realize nada de modo bem-feito. 
  3. Indeciso − esse tem dificuldade em tomar decisões e, por isso, busca envolver outras pessoas para escolher o melhor caminho a seguir e/ou adiar a decisão o máximo possível. 
  4. Centralizador – este tipo prefere fazer tudo sozinho, porque não consegue confiar no trabalho da própria equipe nem dos pares. Pode ter também alto grau de perfeccionismo.

Quer saber em qual perfil você se encaixa?

Faça o autodiagnóstico de administração do tempo disponível nesta página e veja se você sabe administrar seu tempo. “Conhecer como você lida com o tempo, saber se consegue ou não distribuir tarefas − no caso de quem é líder − ou como se sente ao dividir trabalhos com os pares é importante para entender o que precisa ser aperfeiçoado”, diz Edson. “Com base nessa autoanálise, é possível corrigir o que está em excesso. Por meio de leituras, planejamento e até mesmo coaching, o profissional encontra meios de amenizar algum ponto que está dificultando seu desenvolvimento no trabalho”, explica. 

Faça um autodiagnóstico de administração do tempo

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Você tem dificuldades para cumprir prazos? Ou se envolve em tarefas que outros poderiam ou até deveriam fazer? Essas são questões que podem te ajudar a entender qual seu perfil de administração do tempo. “São quatro os tipos principais que caracterizam a maneira de lidar com a realização das tarefas no dia a dia: o Bombeiro, o Fora de Foco, o Indesivo e o Centralizador”, enumera Edson Herrero, head da Escola de Secretariado e Assessment da Integração. De maneira resumida, eles se caracterizam da seguinte forma: 

— Bombeiro: aquele profissional que não consegue fazer planejamento e passa a maior parte do seu tempo “apagando incêndios”, ou seja, resolvendo problemas que surgem em vez de tentar antecipá-los e evitar o aparecimento de novos. 

— Fora de foco: quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo e acaba não realizando nada de modo bem feito. 

— Indeciso: não gosta de tomar decisões e, por isso, busca envolver outras pessoas na escolha do melhor caminho a seguir ou adia a decisão o máximo possível. 

— Centralizador: prefere fazer tudo sozinho porque não consegue confiar no trabalho da sua própria equipe ou dos pares. 

Quer saber em qual perfil você se encaixa?

Faça o autodiagnóstico de administração do tempo disponível no link abaixo. “Conhecer como lida com o tempo, saber se consegue ou não distribuir tarefas  — no caso de quem é líder — ou como se sente ao dividir trabalhos com os pares é importante para entender o que precisa ser aperfeiçoado”, diz Herrero. “A partir dessa autoanálise, é possível corrigir o que está em excesso. Por meio de leituras, planejamento e até mesmo coaching, o profissional encontra meios de amenizar algum ponto que está dificultando seu desenvolvimento no trabalho” afirma. 

Acesse o autodiagnóstico de administração do tempo aqui.

Saiba como aumentar a produtividade dividindo seu tempo em blocos

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*Por Lucimar Delaroli, consultora da Integração Escola de Negócios

Em 25 anos de experiência no treinamento de líderes e profissionais que buscavam maior produtividade em ambiente corporativo, deparei-me com questões muito parecidas, quase iguais, que impediam essas pessoas de alcançarem maior desempenho em suas atividades. Os desafios incluíam pouco tempo para muita demanda, ambientes de trabalho muito dispersos, excesso de reuniões e hábitos de saúde inadequados.

A lista de obstáculos não tem fim e atinge com frequência colaboradores de todos os níveis hierárquicos. Muitas vezes, além de inimigos da produtividade, esses fatores acabam por provocar ansiedade, depressão e outras doenças psicossomáticas, prejudicando até mesmo a qualidade de vida das pessoas.

Se você se identificou com o tema, sugiro que ao invés de se entregar às circunstâncias, opte por assumir o papel de protagonista para mudar sua vida. Mas, a solução não cairá do céu. É preciso disciplina e persistência para readaptar sua rotina de trabalho. Lembre-se, entretanto, de tomar cuidado para que o desejo de perfeição imediata não prejudique seu caminho.

Compartilho com você, quatro dicas para que sua produtividade aumente consideravelmente:

1 – Entenda seu corpo – Observe seu ritmo, seu corpo e como ele funciona. Alongue-se, movimente-se, beba água, coma adequadamente e respeite seu ritmo biológico. Respire fundo e procure relaxar. Perceba em quais momentos do dia você fica mais desperto e sempre que possível encaixe suas demandas mais complexas para estes momentos.

2 – Não sobrecarregue seu cérebro – Seu cérebro perde o foco a cada duas horas de repetição da mesma atividade. Então, uma boa estratégia para não sobrecarregá-lo pode ser agrupar as atividades por similaridade e se organizar para que cada bloco seja concluído a cada duas horas. Exemplo: duas horas de atividades que exijam contato com pessoas (reuniões, atendimentos e interações) e outras duas realizando atividades intelectuais (ler, escrever, planejar estratégias, etc).

3 – Só prometa o que pode cumprir – No mundo corporativo é difícil dizer “não” para urgências. Mas lembre-se: atender não é resolver. É necessário priorizar o que vai agregar maior valor aos seus resultados, e não se deve prometer o que não se pode cumprir. Se você prometeu dar uma resposta, por exemplo, até o fim da tarde de um dia, seja fiel à sua promessa, para não colocar sua credibilidade em risco.

4 – Priorize – Estabeleça até três metas para seu dia de trabalho. Intercale-as com blocos de atividades necessárias, urgentes, rotineiras e burocráticas, por exemplo. Isso ajuda no foco e na performance, evitando que você seja atropelado pelas suas próprias demandas.

Otimize sua rotina para não encerrar o dia com a sensação de tempo perdido!

Os quatro estágios de consciência da competência

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*Por Eduardo Ribeiro, consultor da Integração Escola de Negócios

Na sua vida pessoal ou profissional, provavelmente, existe alguma tarefa que você desempenha com perfeição. Mas essa habilidade não nasceu de uma hora para outra, pois no caminho entre o não saber e o saber, todo ser humano passa por quatro estágios.

1º estágio – Inconsciência da minha incompetência

Pensamento comum: “Eu não sei que eu não sei!”
Cenário: Quando se tem entre 13 e 14 anos, é comum que o jovem julgue que é capaz de dirigir um automóvel. Afinal, já presenciou alguém fazendo isso: é só dar a partida com a chave e coordenar alavancas e pedais. É muito fácil, porém…

2º estágio – Consciência da minha incompetência

Pensamento comum: “Eu sei que eu não sei!”
Cenário: Quando colocado ao volante pela primeira vez, é possível que o jovem de 13 anos, que nunca dirigiu, deixe o carro morrer. Em um cenário otimista, isso acontece uma, duas ou três vezes, antes de conseguir arrancar com o automóvel. Ele, então, se dá conta de que, na verdade, não sabe dirigir.

3º estágio – Consciência da minha competência

Pensamento comum: “Eu sei que eu sei!”
Cenário: Aquele adolescente cresce, entra em uma autoescola e conquista a tão sonhada habilitação, ainda que provisória. Ele faz tudo certinho, porém é preciso análise antes de cada movimento que faz, pois a ação de dirigir ainda não entrou no módulo automático do cérebro.

4º estágio – Inconsciência da minha competência

Pensamento comum: “Eu não sei que eu sei!”
Cenário: Após anos de prática, já não é mais preciso pensar para desempenhar a função de dirigir. Até que um dia, sem perceber, erra o caminho ou, ao chegar ao destino, nem lembra exatamente qual foi o trajeto.

Todo novo aprendizado deve ser bem-vindo. É preciso apenas que o aprendiz tenha persistência para desenvolver a nova habilidade.

Qual tem sido o seu desafio na vida, em termos de aprendizagem?

Vinte e quatro horas por dia é pouco para você?

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Em São Paulo, 13ºC. Garoa, vento e sensação térmica de 9ºC. Gosto sempre de fazer uma analogia entre o tempo (clima) e o tempo (horário). Porque se o dia tem 24 horas, muitas vezes sentimos a sensação de que tem 20, 19, 15 horas. Na verdade, tudo depende de como gerenciamos essa grande riqueza da vida: o tempo.

Correria. Essa palavra define a nossa época. Dia após dia, a impressão que temos é que falta tempo para tudo o que queremos fazer. Escuto isso com frequência em nossos treinamentos de Gestão do Tempo e Produtividade. Você também sente algo parecido?

No site www.salary.com há uma pesquisa mostrando que quase 70% dos americanos admitem desperdiçar tempo no trabalho. Dentre eles, 11% dedicam horas do expediente para assuntos não relacionados com as tarefas profissionais ou a carreira. Todos os entrevistados votaram nos principais vilões da produtividade:

  • 43% admitem perder tempo conversando com os colegas sobre. assuntos não relacionados à empresa.
  • 28% navegam na internet durante o expediente.
  • 19% culpam as intermináveis reuniões.
  • 13% sentem-se sobrecarregados de trabalho.
  • 8% dizem que são interrompidos pelo chefe várias vezes durante o dia.

É, isso também acontece lá fora. Então vou dar 10 dicas para você ganhar tempo e se tornar mais produtivo:

  1. Planejamento. Tenha sempre em mente aonde quer chegar.
  2. Organização. Cada coisa no seu lugar, cada lugar só com suas coisas.
  3. Disciplina. Para manter a ordem e seguir nas trilhas determinadas.
  4. Estabeleça prioridades, sempre.
  5. Tenha foco, isso evita distrações.
  6. Assertividade. Ajuda você a se comunicar com eficácia.
  7. Maturidade. Saiba dizer não.
  8. Lidere-se. Para não ser liderado por prioridades alheias.
  9. Escolha um método, por mais simples que seja.
  10. Faça o que gosta, goste do que faz e divirta-se fazendo.

Agora, se você é daqueles que passam horas nas redes sociais, cuidado. Isso pode se tornar um poderoso ladrão de tempo. Meu conselho: tenha horários pré-determinados para acessar LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. Participe apenas das redes sociais que achar mais interessantes. Também evite entrar na Internet quando estiver com amigos ou colegas de trabalho em restaurantes ou bares. Dê atenção a eles, coloque a conversa em dia, dê boas risadas, demonstre seu interesse naquele encontro.  

Para terminar, deixo algumas questões para você refletir.
  • Quais são os seus sabotadores de tempo?
  • Você é perfeccionista e perde tempo com detalhes que não fazem diferença no resultado final?
  • Sente dificuldades para estabelecer limites a si mesmo e aos outros?
  • Participa de todas as reuniões possíveis?
  • Convida para essas reuniões apenas quem pode contribuir?
  • O que você faz se o seu chefe o interrompe com frequência?

Esta última eu já respondo, porque é uma questão delicada. Proponha uma conversa amistosa e respeitosa, visando a maior produtividade de ambos. Combinem como agir ao longo do dia, evitando tantas interrupções. Se for o caso, reveja as alçadas de decisão e deixe um horário pré-estabelecido para a troca de ideias sobre as tarefas em geral.

Enfim, não há formula mágica para ganhar tempo no trabalho. Há, sim, formas de agir que nos tornam mais ou menos produtivos.”

Márcia Rizzi é professora da Integração Escola Negócios, onde ministra o curso Administração do Tempo. Clique aqui e conheça o programa do curso.

Planejamento e execução de prioridades

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“Falta uma semana para fechar o mês”, pensou Leonardo. O executivo de contas, desconfortável com a pressão das metas, reflete sobre seu trabalho ao longo dos últimos 20 dias. O primeiro sentimento é de felicidade: conseguiu ajudar seus clientes a resolverem problemas com a empresa que representa, pois se envolveu na liberação de um crédito adicional para uma carga extraordinária do cliente A e negociou com a área de Logística para mudar o sistema de entregas e enviar remessas a cada dois dias para o cliente B.

A falta de conhecimento no software da área comercial é o principal entrave para o cliente C realizar mais vendas e, por isso, seu conhecimento no sistema foi fundamental para apoiar os operadores a trabalharem melhor. Já para o cliente D, esse sim deu mais trabalho, pois o projeto foi e voltou umas cinco vezes só nesse mês, mas parece que está próximo de fechar. Leonardo ainda programou algumas visitas de prospecção, onde viu mais potencial em duas ocasiões e, por fim, como seu gestor direto lhe cobra há tempos, ele conseguiu fazer os relatórios de vendas detalhados e dentro do prazo.

Depois de refletir sobre os pontos positivos, veio o segundo sentimento, o de frustração. Justificado por ter ficado tão envolvido nos processos internos e na operação, faltou tempo para o executivo de contas realizar a atividade pela qual é mais cobrado: realizar negócios. E por maior que tenha sido o esforço em ajudar os clientes, seu tempo foi dedicado à gestão de clientes, mas não houve foco em ampliar os resultados. Contudo, em qualquer empresa do mundo, a qualidade de um profissional de vendas será avaliada por seu índice de fechamentos. Por isso, um dos primeiros pontos a serem considerados nesse contexto são os papéis e responsabilidades das áreas envolvidas.

Você, executivo de negócios, já se perguntou se deveria fazer tudo o que faz? Não são raros os casos em que faltam processos e estruturas definidas nas empresas, para suportar o processo de vendas e liberar o executivo de contas para direcionar seu tempo à ampliação de negócios e da carteira de clientes.

Como cada mercado e cada organização têm suas peculiaridades, não há fórmulas prontas para vender, mas existem caminhos. Um deles é administrar melhor seu tempo. Muito além de organizar a agenda de compromissos, gerenciar o tempo é fundamental para identificar e gerenciar prioridades na atividade profissional. Aqui seguem cinco dicas para ajudar nesse processo:

  • Evite relatórios muito longos, seja objetivo.
  • Se não pode resolver, peça ajuda e envolva outros membros da empresa na solução.
  • Fique no escritório do cliente apenas o tempo necessário.
  • Prefira visitar clientes que tragam retorno imediato do que os não têm condições de comprar.
  • Faça uma lista de prioridades e atenha-se a ela.

Nem Leonardo, nem tantos outros profissionais de vendas conseguem fazer todas as evoluções em uma semana, mas sempre há tempo para iniciar uma mudança positiva. Esteja aberto para melhorias, mude sua rotina e veja como planejar e executar as prioridades que trarão mais resultados em curto prazo.

*Texto de Renato Martinelli, consultor da Integração Escola de Negócios, é professor do curso Desenvolvimento de Vendedores – Modernas Técnicas de Vendas, com turmas agendadas para São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Porto Alegre até o fim do ano.