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Vinte e quatro horas por dia é pouco para você?

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Em São Paulo, 13ºC. Garoa, vento e sensação térmica de 9ºC. Gosto sempre de fazer uma analogia entre o tempo (clima) e o tempo (horário). Porque se o dia tem 24 horas, muitas vezes sentimos a sensação de que tem 20, 19, 15 horas. Na verdade, tudo depende de como gerenciamos essa grande riqueza da vida: o tempo.

Correria. Essa palavra define a nossa época. Dia após dia, a impressão que temos é que falta tempo para tudo o que queremos fazer. Escuto isso com frequência em nossos treinamentos de Gestão do Tempo e Produtividade. Você também sente algo parecido?

No site www.salary.com há uma pesquisa mostrando que quase 70% dos americanos admitem desperdiçar tempo no trabalho. Dentre eles, 11% dedicam horas do expediente para assuntos não relacionados com as tarefas profissionais ou a carreira. Todos os entrevistados votaram nos principais vilões da produtividade:

  • 43% admitem perder tempo conversando com os colegas sobre. assuntos não relacionados à empresa.
  • 28% navegam na internet durante o expediente.
  • 19% culpam as intermináveis reuniões.
  • 13% sentem-se sobrecarregados de trabalho.
  • 8% dizem que são interrompidos pelo chefe várias vezes durante o dia.

É, isso também acontece lá fora. Então vou dar 10 dicas para você ganhar tempo e se tornar mais produtivo:

  1. Planejamento. Tenha sempre em mente aonde quer chegar.
  2. Organização. Cada coisa no seu lugar, cada lugar só com suas coisas.
  3. Disciplina. Para manter a ordem e seguir nas trilhas determinadas.
  4. Estabeleça prioridades, sempre.
  5. Tenha foco, isso evita distrações.
  6. Assertividade. Ajuda você a se comunicar com eficácia.
  7. Maturidade. Saiba dizer não.
  8. Lidere-se. Para não ser liderado por prioridades alheias.
  9. Escolha um método, por mais simples que seja.
  10. Faça o que gosta, goste do que faz e divirta-se fazendo.

Agora, se você é daqueles que passam horas nas redes sociais, cuidado. Isso pode se tornar um poderoso ladrão de tempo. Meu conselho: tenha horários pré-determinados para acessar LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. Participe apenas das redes sociais que achar mais interessantes. Também evite entrar na Internet quando estiver com amigos ou colegas de trabalho em restaurantes ou bares. Dê atenção a eles, coloque a conversa em dia, dê boas risadas, demonstre seu interesse naquele encontro.  

Para terminar, deixo algumas questões para você refletir.
  • Quais são os seus sabotadores de tempo?
  • Você é perfeccionista e perde tempo com detalhes que não fazem diferença no resultado final?
  • Sente dificuldades para estabelecer limites a si mesmo e aos outros?
  • Participa de todas as reuniões possíveis?
  • Convida para essas reuniões apenas quem pode contribuir?
  • O que você faz se o seu chefe o interrompe com frequência?

Esta última eu já respondo, porque é uma questão delicada. Proponha uma conversa amistosa e respeitosa, visando a maior produtividade de ambos. Combinem como agir ao longo do dia, evitando tantas interrupções. Se for o caso, reveja as alçadas de decisão e deixe um horário pré-estabelecido para a troca de ideias sobre as tarefas em geral.

Enfim, não há formula mágica para ganhar tempo no trabalho. Há, sim, formas de agir que nos tornam mais ou menos produtivos.”

Márcia Rizzi é professora da Integração Escola Negócios, onde ministra o curso Administração do Tempo. Clique aqui e conheça o programa do curso.

A importância do planejamento anual de T&D

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Atualmente, vivemos na Era da informação, em que o diferencial competitivo das organizações é definido pela sua capacidade de inovar, agregar valor aos clientes e gerar soluções. Para Lucimar Delaroli, coordenadora da área de Assessment da Integração e especialista em gestão de Recursos Humanos, as empresas que não inovam, não sobrevivem. “A inovação gera vantagem competitiva e assegura o market share, que são as fatias de consumidores no mercado”, analisa.

Treinamento e Desenvolvimento

Para que a mudança aconteça, devemos ter em mente que a chave para a inovação está no desenvolvimento das competências dos colaboradores. Conhecimento, habilidades, engajamento e algumas especificidades podem gerar as respostas para a solução que a sua empresa procura. Portanto, a missão estratégica da área de Treinamento e Desenvolvimento é identificar e desenvolver, em colaboradores e equipes, as competências necessárias para suprir as necessidades atuais e futuras da empresa e dos clientes.

“Toda empresa bem sucedida tem uma estratégia para conquistar, manter e satisfazer clientes atuais, sem deixar de buscar novos clientes em potencial”, explica Lucimar. No entanto, para cumprir essas estratégias, ainda há uma defasagem no número de profissionais qualificados e alinhados aos valores da organização, dispostos a mobilizar suas competências em prol de soluções.

Plano Estratégico

Daí a necessidade de criar um Plano Anual de T&D, um processo para diagnosticar as necessidades de treinamento e desenvolvimento de colaboradores e equipes, baseados nas competências essenciais definidas no planejamento estratégico da empresa e que irá direcionar os investimentos e esforços organizacionais. Em outras palavras, é um plano contendo as ações de capacitação necessárias para ajudar a empresa a alcançar seus intentos estratégicos, além de assegurar os valores organizacionais, preservar ou redirecionar a cultura da empresa, bem como motivar e engajar os colaboradores, atuando na dimensão da responsabilidade social. Assim, o antigo LNT (Levantamento de Necessidades de Treinamento) dá lugar ao diagnóstico de demandas de educação corporativa.

Por meio de ferramentas atreladas a metodologias diversas, os profissionais de treinamento, juntamente com seus clientes internos (sobretudo as lideranças), devem mapear as necessidades de capacitação do Capital Humano a partir dos direcionamentos estratégicos definidos previamente.

Diferencial Competitivo

Planejamento estratégico organizacional, plano de metas e objetivos das áreas, pesquisa de clima organizacional, avaliação de desempenho, planos de desenvolvimento individuais e coletivos, entrevistas de desligamento, pesquisas de satisfação de clientes e relatórios de qualidade são dados que devem ser cruzados pelos profissionais da área de T&D, para que haja uma visão mais completa do atual cenário da empresa e seus colaboradores. Assim, também torna-se mais fácil justificar os investimentos e atrelar indicadores de resultados quantitativos e/ou qualitativos ao treinamento.

Treinamento é o processo de capacitar um colaborador (ou equipe) para desenvolver ou aprimorar uma competência requisitada num processo organizacional, que terá impacto em um produto ou serviço para o cliente. Exemplo: um auxiliar de contabilidade, ao ser treinado em atendimento ao cliente interno, estará mais preparado para entender as necessidades das áreas que atendem ao cliente final e poderá gerar relatórios ou informações que agilizem tomadas de decisões ou subsidiem de modo mais rápido e eficaz respostas aos clientes externos. Esse pode ser um grande diferencial competitivo para uma organização.

Indicadores de Resultados

Não vivemos mais nos tempos em que altos executivos aceitavam investimentos consideráveis em treinamento e desenvolvimento, sem qualquer indicador de resultado, seja ele quantitativo ou qualitativo. Hoje, os investimentos precisam ser focados e assertivos. Precisamos segmentar o público-alvo: quem terá qual tipo de investimento, a fim de assegurar o retorno do investimento tanto para a satisfação e consolidação das carreiras dos colaboradores, como para os resultados das organizações.

No exemplo citado anteriormente, o treinamento pode ter como indicadores: agilidade na produção de relatórios, melhoria na eficácia do mesmo e diminuição do tempo resposta ao cliente. Ou seja, nem todo treinamento irá gerar resultados financeiros, mas sempre terá indicadores a serem medidos, seja de âmbito institucional, qualitativo ou quantitativo.