Os destaques do blog da Integração em 2018

Ano novo e muitos projetos pela frente. Já estamos com a agenda cheia de cursos, eventos e novidades, mas queremos aproveitar este início de ano para relembrar como 2018 foi bacana na Integração. Aqui, o que registrando aqui no blog Na Íntegra. Bem-vindos à nossa Retrospectiva 2018:

Janeiro 

Logo no início do ano, compartilhamos a pesquisa Panorama do Treinamento no Brasil 2018. Aquela edição mostrou, por exemplo, que os treinamentos comportamentais haviam crescido cerca de 14%. 

Fevereiro

O head da Escola de Liderança, Fabio Eltz, escreveu sobre a importância de se ter “foco no foco do cliente“. Destacou ele: “Para realmente ser próximo do cliente é preciso obsessão por ele. É preciso conhecê-lo, saber do que ele precisa. Entender seus desejos e se fazer presente em sua vida. 

Como fevereiro foi carnaval, não faltou texto mostrando que a folia e liderança têm tudo a ver. 

Março

Escrever um e-mail pode parecer tarefa fácil, mas algumas dicas podem ajudar. Esse assunto foi abordado aqui

Abril 

Meg Chiaramelli, head das escolas de de RH, Vendas e Marketing e do Núcleo de Coaching da Integração, foi fonte de uma matéria da revista Você S/A sobre contratos intermitentes. 

Maio 

Neste mês, foi a vez de Edson Herrrero, head da escola de Secretariado e Assessment da Integração, conversar com a mesma revista sobre gestão colaborativa e produtividade.

O pessoal da Aurora Alimentos, em Chapecó (SC), destacou na sua rede social a vivência aplicada pela Conquistar para os colaboradores de lá. Já a revista interna da Cesari, grupo de empresas integradas de soluções logísticas, falou sobre a implantação da sua universidade corporativa. Um de seus programas, o de Formação de Liderança Estratégica, foi desenvolvido em parceria com a Integração.  

Também falamos sobre liderança digital e contamos que a Integração chegou entre as empresas finalistas do Prêmio Tof of Mind de RH de 2018

Conversamos ainda com o Luis Zanin, head da Conquistar, empresa membro do Grupo Integração, sobre como a gamificação pode ser útil nos processo de recrutamento

Maio teve ainda texto sobre a relação entre arte e empresas, com participação do Fernando Cardoso, sócio-diretor da Integração, e artigo sobre storytelling, escrito pela nossa consultora Fernanda Dutra.

Junho 

Perdeu o audodiagnóstico de administração do tempo que compartilhamos? Ele ainda está disponível no blog.

Demos uma boa dica de leitura em junho: o livro sobre tendências em gestão de pessoas que traz artigo do head de Aprendizagem Corporativa, Marcelo Fernandes.

Explicamos ainda o que é o Método I+5 da Integração e compartilhamos um artigo de Meg Chiaramelli sobre o benefício de se ter uma universidade corporativa.

Mostramos também como o Workplace Big Five auxilia na gestão de perfil.

Julho

Nesse mês, contamos que Fernando Cardoso esteve nos Estados Unidos para uma atualização no Center for Creative Leadership.

Abordamos como jogos vivenciais são ferramentas para sensibilização de colaboradores.

Também falamos de um curso em formato de um jogo com foco na atenção ao cliente.

Agosto

Começamos agosto com um texto sobre as possibilidades da carreira de coach e também destacamos a diferença entre potencial e desempenho

A missão, a visão e os valores da Integração foram tema de um texto em nosso blog. 

Agosto foi especial porque recebemos Mario Sergio Cortella no Workshop de Notáveis.  

Setembro

Este foi o mês em que aconteceu mais uma edição do Road Show, quando os clientes convidados puderam ouvir renomados especialistas sobre liderança digital.

Também lançamos a nova escola da Integração, Transformação Digital, e celebramos o Dia do Profissional de Secretariado e Assessoria Executiva com artigo da nossa consultora Bete D’Elia que destacou seu papel. 

Outubro 

Tivemos Pedro Mandelli com uma excelente palestra sobre Liderança 360 Graus no Workshop de Notáveis.

Publicamos textos sobre tecnologias exponenciais e sobre o novo perfil do profissional de secretariado.

Edson Oliveira, palestrante que fez o Curso de Formação em Coaching conosco, deu um depoimento sobre sua história com a Integração.

Novembro

Apresentamos o novo jogo do catálogo da Conquistar, o Trade Winds, em novembro. 

O Workshop de Notáveis recebeu Eugenio Mussak e César Souza.

Nossa consultora Fernanda Dutra lançou seu primeiro livro.  

Dezembro

Fechamos o ano com a nova edição do Panorama do Treinamento no Brasil. Baixe seu exemplar

O novo perfil do secretariado

No dia 30 de outubro, acontece na Integração o S Talks — 1º Encontro de Profissionais de Secretariado e Assessoria Executiva. O Na Íntegra conversou com o idealizador e organizador do evento, Edson Herrero, head da Escola de Secretariado e Assessment da Integração. Edson, que conhece bem as transformações pela qual a carreira vem passando, faz uma reflexão sobre a mudança no papel dos profissionais de secretariado. Confira!

Edson, conte-nos como era a rotina de uma secretária e como o escopo de trabalho dela vem sofrendo mudanças.

Se pensarmos no modelo tradicional, a secretária era aquela profissional que atendia diretamente a um executivo e tinha como tarefa cuidar de muitas questões pessoais dele, como pagar a escola das crianças, marcar médico, agendar viagens, além de servir como um escudo ou uma blidagem, ou seja, aquela pessoa que não deixa ninguém entrar na sala do diretor. De duas décadas para cá, as empresas começaram a ver que não dava para ter alguém para resolver pendências pessoais de cada executivo e as secretárias passaram a ter novas exigências e novas competências a serem desenvolvidas.

Quais foram as alterações no dia a dia das secretárias a partir daí?

Uma delas foi física. Nas grandes empresas, as secretárias deixaram de estar atreladas a um único diretor e passaram a trabalhar num sistema de pool — espaço que reúne todas as profissionais. Nesse novo formato, as solicitações feitas pelos executivos da empresa são atendidas por quem estiver disponível no momento. A outra mudança é que as secretárias ganharam status de assistentes. As corporações enxergaram que essas profissionais estavam subutilizadas e poderiam fazer outras tarefas, tomar pequenas decisões, resolver assuntos administrativos, antecipar alguns temas. A partir daí, elas também começaram a ser avaliadas por competências como qualquer outro colaborador, um analista, um supervisor, um diretor. 

Nesse novo papel, essa profissional precisa ter uma visão mais ampla?

Sim, ela precisa ter uma visão estratégia de todo o negócio. Deve ter organização para saber o quanto consegue atender, precisa saber montar uma pauta de reunião e participar não mais como apenas uma coadjuvante. 

Essas competências exigidas abrem mais possibilidades de crescimento na carreira do que o perfil anterior?

Claro, a profissional passa a ter outros horizontes dentro das organizações que valorizam o desenvolvimento de seus colaboradores. Uma secretária que está atrelada a um único executivo, resolvendo as pendências pessoais dele, dificilmente consegue migrar. Com essa mudança de perfil em empresas que possuem políticas de recrutamento interno que, de fato, funcionam, essa profissional tem chance de voar. 

A Escola de Secretariado da Integração prepara os profissionais para esse novo perfil? 

Os módulos dos nossos cursos focam nas competênicas que os profissionais de secretariado precisam desenvolver e que são importantes para todas as posições de uma empresa. Os cursos abordam esse novo perfil, trata das competências técnicas e humanas, ética, gerenciamento de projetos, gestão da informação, redação empresarial, entre outros tópicos. 

No dia 30, acontece o S Talks, que será o primeiro evento da Integração totalmente voltado para os profissionais de secretariado e assessoria executiva. Como será esse dia? 

O S Talks será um dia exclusivo para reflexão sobre esse novo papel dos profissionais de secretariado e assessoria executiva. Será também um dia de muito aprendizado. No S Talks, vamos abordar as competências aplicáveis no dia a dia de trabalho: comunicação não violenta, competência emocional e diligência de conflitos, inteligência espiritual e autoconhecimento, resiliência, ética e confidencialidade das informações, além de entrar na questão da revolução 4.0. Os profissionais que vierem participar com a gente também vão vivenciar o jogo Flat Out Pyramids, que permite construar, experimentar e expressas as transformações no papel da profissão. Será bem bacana!

S Talks — 1º Encontro de Profissionais de Secretariado e Assessoria Executiva
Dia 30 de outubro, das 8h30 às 17h30 
Inscreva-se: (11) 3046-7878 ou [email protected]

O profissional de secretariado como gestor de resultados

No dia 30 de setembro, comemoramos o Dia do Profissional de Secretariado. Nos últimos 30  anos de história do profissional de secretariado, pudemos registrar, a cada setembro, conquistas significativas em relação à formação, organização, valorização, visibilidade nacional e internacional, evolução e atribuições do perfil. Temos certeza também que, gradativamente, fica mais evidente o quanto esse profissional contribui para os resultados empresariais pela posição estratégica que ocupa, ao lado dos níveis decisórios, como ponte entre clientes externos, internos, superiores, pares, entre outros. 

Um dos desafios recentes é mensurar e dar visibilidade aos resultados gerados por ele. Entre aqueles que atuam diretamente envolvidos com o “produto ou o serviço fim das empresas”, é mais fácil enxergar o que foi realizado. Quem atua na gestão ou na prestação de serviços, gerando resultados indiretos, têm mais dificuldade de mensurar os resultados, bem como de dar forma e cor para os assessorados e demais áreas da empresa.

Um dos desafios recentes é mensurar e dar visibilidade aos resultados gerados por ele. Entre aqueles que atuam diretamente envolvidos com o “produto ou o serviço fim das empresas”, é mais fácil enxergar o que foi realizado. Quem atua na gestão ou na prestação de serviços, gerando resultados indiretos, têm mais dificuldade de mensurar os resultados, bem como de dar forma e cor para os assessorados e demais áreas da empresa.

A força da equipe de apoio

Como exemplo tem mais força do que palavras, vamos àquele que, na nossa opinião, retrata com fidelidade a importância de quem está na equipe de apoio. Pense numa corrida de Fórmula 1. Os protagonistas do “produto fim” são representados pelo carro e pelo piloto, e os atores dos resultados indiretos estão na equipe do pit stop. Por melhor que seja o carro e o piloto, se a equipe do pit stop falhar, todo o resultado da corrida será comprometido. O cenário da Fórmula 1 está presente diariamente nas empresas. Os gestores tomam decisões, fecham negócios, desenham o planejamento, entre tantas outras ações, mas dependem do suporte qualitativo e profissional dos secretários  para subir ao pódio.

Enriquecem essa analogia dois indicadores de resultado, em que a atuação do secretário é decisiva:

  • Atendimento ao cliente.
  • Gestão do tempo e da energia dos líderes e gestores.

Para exemplificar o primeiro, vamos resgatar uma afirmação feita pelo Comandante Rolim, ícone da qualidade do atendimento ao cliente, além de  executivo visionário e vitorioso empreendedor: “Fazemos negócio com quem nos atende bem”.

O secretariado por trás da excelência no atendimento 

Esse pré-requisito para o “fechamento do negócio” é feito pelo profissional de secretariado. A qualidade do atendimento não envolve apenas atender, identificar a empresa, saber os dados do interlocutor.  Implica em todo o processo que faz o cliente sentir-se bem-vindo e ter a certeza de que será encaminhado para a pessoa certa, no tempo desejado, bem como terá um acompanhamento no começo, meio e fim, além de uma solução, resposta ou informação à sua necessidade.

Visualize agora a mensuração: quantos atendimentos com esse grau de exigência são feitos diariamente, por semana, mês ou ano em todas as empresas? Logo, o profissional de secretariado é coparticipante dos expressivos resultados decorrentes da excelência no atendimento.

A gestão da atenção e o profissional de secretariado 

Passemos agora ao segundo indicador. Para justificá-lo, temos a proposta apresentada no livro “A economia da Atenção”, de Thomas Davenport e John C. Bech, que afirmam que o novo diferencial de valor nos negócios é a economia da atenção. Os autores dizem que, nessa nova economia, são fatores abundantes capital, trabalho, informação e conhecimento. O fator escasso é a oferta de atenção humana. Eles alertam que a banda larga em telecomunicações não é problema, mas a banda larga humana é algo raro. 

A atenção é a verdadeira moeda dos negócios e dos indivíduos. Quem conseguir gerenciar a atenção vai, com certeza, aumentar a vantagem competitiva como pessoa, profissional e contribuir para otimizar a produtividade  da empresa em que atua.

Pensemos um pouco na realidade atual de um grande executivo. Ele é bombardeado por um volume cada vez maior  de informação, seja pela internet,  telefone, WhatsApp, Skype, por meios físicos etc. Some-se a isso a grande demanda de pessoas que o procuram: clientes externos e  internos,  sua equipe,  seus pares, seus superiores. Sem falar no número de reuniões, viagens, eventos. Para gerar resultados, o executivo precisa colocar a sua atenção no que é  realmente relevante  para o negócio. 

É necessário que faça parte do seu time um profissional que gerencie todo esse volume de informações, contatos e processos, encaminhando-lhe exclusivamente o que é significativo e importante, redirecionando os demais para outras áreas da empresa. É o profissional de secretariado que faz tudo isso com muita maestria. Agrega o diferencial do realizar, sob medida, adequando ao perfil do gestor, em sintonia com as prioridades e circunstâncias do negócio. 

Mais do que administrar o tempo do executivo e ajudar a monitorar objetivos e metas, o profissional de secretariado faz a importante gestão da sua energia e da sua atenção. Imagine o que significa em resultados “poupar a energia” dos homens mais caros da organização e  “economizar horas” do cotidiano para que eles possam priorizar o mais importante para core business da empresa. Jim Loehr e Tony Schwartz dizem no livro “The Power of Full Engagement” ”que o gerenciamento da energia e não do tempo é a chave para o alto desempenho e a renovação pessoal.”

Nesse artigo comemorativo pelo Dia do Profissional de Secretariado destacamos esses dois indicadores, mas eles se estendem a uma gama maior de atividades e atribuições, que facilitam a vida dos gestores e das empresas, otimizando resultados, processos e relacionamentos. Parabéns a todos os profissionais de secretariado pela constante evolução.

Bete D’Elia, coach, palestrante e consultora da Integração 

Faça um autodiagnóstico de administração do tempo

Você tem dificuldades para cumprir prazos? Ou se envolve em tarefas que outros poderiam ou até deveriam fazer? Essas são questões que podem te ajudar a entender qual seu perfil de administração do tempo. “São quatro os tipos principais que caracterizam a maneira de lidar com a realização das tarefas no dia a dia: o Bombeiro, o Fora de Foco, o Indesivo e o Centralizador”, enumera Edson Herrero, head da Escola de Secretariado e Assessment da Integração. De maneira resumida, eles se caracterizam da seguinte forma: 

— Bombeiro: aquele profissional que não consegue fazer planejamento e passa a maior parte do seu tempo “apagando incêndios”, ou seja, resolvendo problemas que surgem em vez de tentar antecipá-los e evitar o aparecimento de novos. 

— Fora de foco: quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo e acaba não realizando nada de modo bem feito. 

Indeciso: não gosta de tomar decisões e, por isso, busca envolver outras pessoas na escolha do melhor caminho a seguir ou adia a decisão o máximo possível. 

— Centralizador: prefere fazer tudo sozinho porque não consegue confiar no trabalho da sua própria equipe ou dos pares. 

Quer saber em qual perfil você se encaixa?

Faça o autodiagnóstico de administração do tempo disponível no link abaixo. “Conhecer como lida com o tempo, saber se consegue ou não distribuir tarefas  — no caso de quem é líder — ou como se sente ao dividir trabalhos com os pares é importante para entender o que precisa ser aperfeiçoado”, diz Herrero. “A partir dessa autoanálise, é possível corrigir o que está em excesso. Por meio de leituras, planejamento e até mesmo coaching, o profissional encontra meios de amenizar algum ponto que está dificultando seu desenvolvimento no trabalho” afirma. 

Acesse o autodiagnóstico de administração do tempo aqui.

Dicas para o uso inteligente do e-mail

Tenho uma mensagem importante pra você: por que, muitas vezes, uma coisa que deveria facilitar a vida faz a gente perder tempo e ainda gerar frustração?

Vou ser mais direta: por que aparecem em nossa caixa de mensagens tantos e-mails confusos, desconexos ou que não precisamos receber? Por que escrevemos um e-mail para confirmar ou registrar um simples pedido feito ao colega da mesa ao lado?

A comunicação eletrônica veio para ficar. Nasceu para ser uma ferramenta eficaz nos negócios e nas relações entre pessoas e empresas. O problema surge quando é usada de forma impensada e automática. O e-mail não existe para substituir um telefonema ou uma conversa. Também não faz sentido ligar para alguém, depois de enviar um e-mail para essa mesma pessoa, para explicar exatamente o que se quis dizer por escrito. Isso só confirma uma coisa: a mensagem não foi clara.

Muita gente gasta horas do dia lutando contra a sua caixa de entrada, com dezenas, centenas de e-mails não lidos ou pendentes. Nas piores situações, isso se torna um vício e a pessoa monitora a chegada de novos arquivos o tempo todo. Não se desliga, não cria, não usa outras formas de comunicação.

O uso inteligente do e-mail precisa fazer parte do nosso cotidiano. Temos que entender que a ferramenta existe para encurtar distâncias, facilitar processos, tirar do caminho coisas pequenas. Para que assim possamos investir nosso tempo com a comunicação que realmente importa. Tanto para nós quanto para a empresa. Como isso acontece na prática? Deixo aqui algumas dicas:  

1. Planeje seu texto.

Não caia na armadilha de começar a redigir sem saber exatamente o que e para quem quer comunicar. Muita gente me pergunta: não é melhor começar logo a escrever? Será que as idéias podem vir enquanto digito o texto? Sim, elas podem vir, mas provavelmente de uma forma desorganizada, sem relação com o que é importante para o leitor. Minha recomendação é: pense em quem vai receber a mensagem. Tente antecipar as dúvidas do leitor e quais os pontos importantes que vão envolvê-lo.

2. Tenha um propósito claro.

Saiba exatamente o que você precisa comunicar no e-mail. Com isso, seu texto vai ficar mais claro e objetivo. E o leitor não vai ligar e perguntar: o que você realmente quer de mim?

3. Tenha certeza.

Você precisa enviar a mensagem para aquela pessoa? Evite uma possível resposta como: tudo bem, mas o que eu tenho a ver com isso? Assim, o fluxo de informação em sua empresa vai ser muito mais racional e efetivo.

4. Comece pela informação mais relevante para o leitor.

Só depois dê exemplos, explicações e argumentos. Abandone aqueles inícios clássicos como: “Considerando a reunião do dia tal”, “Tendo em vista as necessidades do cliente”. Seja direto. Se quiser pedir algo, faça isso logo no começo. Se precisar esclarecer alguma coisa, evite rodeios.  

5. Revise seu texto antes de enviá-lo.

Parece óbvio, mas não é. Erros gramaticais, aquela palavrinha solta, uma frase sem sentido, tudo isso pode ser evitado com uma leitura criteriosa. Não deixe que a falta de tempo justifique o envio de uma mensagem mal escrita. É sua imagem que está em jogo.

Ficou alguma dúvida? É só me enviar um email!

Vivien Chivalski é professora da Integração Escola Negócios, onde ministra o curso de Redação Empresarial. Clique aqui e conheça o programa do curso. 

Comunicação escrita eficaz nas empresas

A tecnologia proporcionou avanços à comunicação escrita corporativa. Atualmente, temos excelentes ferramentas para nos auxiliar a corrigir erros, usar soluções gráficas e, principalmente, economizar tempo no envio e recepção das mensagens.

Por outro lado, escrever também pode ser algo complexo. Equipes cada vez mais enxutas, excesso de tarefas a realizar, grande volume de informações desafiam nosso cotidiano e nos levam a ter pouco tempo para planejar e elaborar os textos como provavelmente gostaríamos de fazer. Selecionamos algumas dicas da especialista Vivien Chivalski, para auxiliar você a melhorar a sua comunicação no ambiente corporativo:

1. Escrever não é falar

O primeiro ponto que devemos observar é que há muitas informações a serem passadas e devemos separar as essenciais das desnecessárias, antes de iniciar qualquer processo de comunicação. Outro ponto é perceber que as pessoas são diferentes, têm culturas, percepções e imagens distintas, mas precisam construir algo comum.

Ao convocar um grupo para uma reunião, por exemplo, o redator deve se lembrar de todas as informações necessárias para que cada leitor participe da reunião no dia e hora marcados. Se, após enviar a mensagem, o redator precisar confirmar informações, esclarecer o que escreveu ou acrescentar detalhes pelo telefone, significará que a comunicação não foi eficaz.

A comunicação nas empresas tem papel integrador e viabilizar a tomada de decisões, ações e processos diretamente relacionados à imagem, reputação e clima organizacional, questões fundamentais para que se atinjam os resultados esperados.

O processo de comunicação pode realizar-se pela linguagem oral ou escrita e, embora a língua seja a mesma, a expressão escrita difere da oral – falar é diferente de escrever, pois os recursos de um são diferentes dos do outro. Devemos analisar a linguagem oral como algo que serve de suporte à escrita.

A língua falada pressupõe contato direto entre as pessoas, onde o vocabulário é mais restrito, mas está em constante renovação. Se o orador não usar recursos que garantam empatia com a audiência na emissão, pode ser que a comunicação não aconteça, mesmo que haja planejamento e preparação para o discurso.

Na linguagem escrita, o contato é indireto entre os interlocutores. As estruturas e o vocabulário são mais apurados e mais conservadores. Também há alguns desafios e um deles é que escrevemos muito atualmente e, algumas vezes, optamos pela escrita quando outra forma de comunicação seria a melhor opção.

Comunicar-se de forma eficaz é promover a troca/o encontro. É saber influenciar as pessoas sabendo ouvi-las. É ser claro e manter-se no foco, saber claramente o que se espera de cada reunião, e-mail, contato telefônico, recado, aviso no mural. Escolher a melhor forma de transmitir a informação é um dos primeiros passos para ser eficaz na comunicação.

2. Seja profissional e cordial

Um texto corporativo deve ser focado apenas em assuntos relacionados à empresa. Não há espaço para assuntos pessoais, brincadeiras e piadas, mas isso não quer dizer que essa comunicação deva ser pesada ou arrogante. Ser objetivo, e tratar diretamente dos assuntos importantes ao negócio e às relações de trabalho, mostra respeito com o leitor e evita constrangimentos.

Precisa pedir um favor? Vai cobrar um devedor? Está bravo? Precisa fazer uma reclamação? Seja educado sempre! Comunique-se com firmeza, assertividade, declare exatamente o que precisa ser dito, mas seja educado em qualquer circunstância. Inicie um documento com cordialidade, use palavras como “por favor” e “obrigado”, assuma e assine tudo o que escrever.

3. Primeira pessoa, sempre

Escreva na primeira pessoa do singular ou do plural. Evite expressões que despersonalizam a comunicação como: recomenda-se, o departamento recomenda, é recomendável. Além disso, evite mudar de abordagem no meio do texto: se começar com recomendamos, continue com essa forma de linguagem até o fim do texto.

4. Fale a linguagem do leitor

Um bom texto deve ser escrito para o outro, o leitor, que precisa ter respeitados seu repertório, necessidades de informação e de direcionamento. No entanto, é preciso cautela, pois podemos ter leitores diferentes. As pessoas são únicas e têm necessidades diferentes de
informação, detalhamento e explicações. Além disso, recebem e entendem as informações seguindo seu jeito de pensar e suas expectativas. Para definir qual é o perfil do seu leitor, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

  • Quem vai liderar a ação?
  • Quem vai agir?
  • Quem vai utilizar as informações?
  • Quem precisa conhecer a situação?
  • Quem será mencionado?
  • Quem deve ser consultado?

Nunca distraia, confunda ou ofenda seus leitores. Excesso de informação pode distrair e alguns aspectos podem confundi-los, como: cores, datas, horas, símbolos, medidas, nomes incorretos e excesso de números.

Ofensas são mais subjetivas – um pedido fora de contexto, cópias desnecessárias e tantas outras situações podem estremecer relacionamentos com pares, clientes, fornecedores. Além disso, as pessoas não buscam informações da mesma forma: algumas as querem para tomar decisão (decisoras), para elas o tempo da informação é já, agora. Há outras que são analíticas (introspectivas), precisam da informação, mas precisam também de tempo para digeri-las, o tempo delas é o depois. Há, ainda, quem precise de suporte e aceitação social para captar a mensagem (sociáveis) e outras pessoas que sentem que a informação só é confiável se houver detalhes (detalhistas).

5. Regras de etiqueta

O e-mail é um documento empresarial como qualquer outro. Apesar da rapidez em enviar/receber a mensagem e da proximidade que há com o leitor, ele deve seguir as mesmas regras de educação e profissionalismo que regem as relações nos negócios. Nesse contexto, as principais regras de etiqueta são:

  • Escrever com tato e evitar excesso de letras maiúsculas e minúsculas 
  • Usar cumprimento inicial e assinar as mensagens     
  • Revisar a mensagem para que não haja erros gramaticais  
  • Evitar enviar mensagens com cópia para todos. É preciso ter cuidado com o endereço de e-mail das outras pessoas
  • Não ofender, distrair ou confundir o leitor

*As dicas são da consultora Vivien Chivalski, que ministra o curso de Redação Empresarial na Integração Escola de Negócios. 

Mensuração de resultados para a área de secretariado

Entrevistamos a consultora Bete D’elia para falar sobre O Profissional de Secretariado como Gerador de Resultados. A maioria das empresas trabalha com indicadores de resultados como base para as avaliações de desempenho dos funcionários, mas essas medições raramente são incorporadas ao papel da secretária, por isso o assunto despertou curiosidade entre as profissionais da área e recebemos diversas mensagens com dúvidas sobre a melhor forma de fazer essa mensuração.

Lembre-se de que o profissional de secretariado é quem representa a empresa, pois conecta líderes e clientes. As pessoas fazem negócios com quem as atendem bem, desde o primeiro contato, e negócios são resultados positivos.

Já parou pra contar quantos atendimentos são feitos por dia? Por semana? Por mês? Mensure e dê visibilidade às suas ações e os resultados gerados através delas!

A professora Bete D’Elia explica o passo a passo de como esse monitoramento deve ser feito. Confira algumas dicas:

1. Identifique e defina as áreas de resultado mais importantes, tendo em mente que o importante é medir quantidade x tempo. Exemplos: atendimento a cliente externo por telefone, agendamento de passagens aéreas e follow-up.

2. Escolha o período em que vai efetuar a mensuração, considerando seu ritmo diário. Exemplos: relatórios semanas, quinzenais ou mensais.

3. Crie uma tabela no Excel, ou um arquivo no formato que considere mais adequado, com áreas, quantidade e tempo em colunas separadas. A organização facilita na hora de mostrar a sua produtividade ao gestor, principalmente para a criação de gráficos de desempenho.

4. Anote primeiro as quantidades. Exemplo para 20 atendimentos diários: multiplicar 20 (média diária) x 5 dias úteis (semana) = 100 atendimentos por semana em uma área específica.

5. Depois, avalie o tempo médio. Considerando que a sua média seja de 2 minutos para cada atendimento, a conta será 100 atendimentos semanais x 2 minutos = 200 minutos = cerca de 3 horas e 20 minutos por semana gastos para esta atividade.

6. Em casos onde a unidade de medida é apenas tempo, fica ainda mais fácil. Exemplo: 30 minutos diários para fazer follow-up x 5 dias da semana = 150 minutos = 2 horas e 30 minutos para fazer follow-up semanalmente.

7. Multiplique esses resultados pela quantidade de semanas referentes ao mês vigente e obtenha a média mensal. Exemplo: 150 minutos x 4 semanas = 600 minutos = 10 horas por mês gastas para fazer follow-up.

8. Para áreas de resultado cujas atividades envolvam diversas etapas, é necessário fazer o passo a passo do processo, para estimar o tempo gasto em cada etapa. Some o total do processo e multiplique pela quantidade de vezes em que a atividade é realizada mensalmente.

9. É preciso ter disciplina para medir seus indicadores. Mantenha a tabela em um local que facilite a anotação diária, pois um dia perdido pode alterar valores que irão interferir na média.

10. No início do mês seguinte, entregue a planilha ao seu gestor e dê a ele a dimensão do seu trabalho. Além de poder acompanhar a evolução e otimização de algumas atividades, você dará visibilidade às suas tarefas e justificando a escolha na hora de inserir pedidos importantes ou urgentes ao seu cotidiano.