Tenho uma mensagem importante pra você: por que, muitas vezes, uma coisa que deveria facilitar a vida faz a gente perder tempo e ainda gerar frustração?
Vou ser mais direta: por que aparecem em nossa caixa de mensagens tantos e-mails confusos, desconexos ou que não precisamos receber? Por que escrevemos um e-mail para confirmar ou registrar um simples pedido feito ao colega da mesa ao lado?
A comunicação eletrônica veio para ficar. Nasceu para ser uma ferramenta eficaz nos negócios e nas relações entre pessoas e empresas. O problema surge quando é usada de forma impensada e automática. O e-mail não existe para substituir um telefonema ou uma conversa. Também não faz sentido ligar para alguém, depois de enviar um e-mail para essa mesma pessoa, para explicar exatamente o que se quis dizer por escrito. Isso só confirma uma coisa: a mensagem não foi clara.
Muita gente gasta horas do dia lutando contra a sua caixa de entrada, com dezenas, centenas de e-mails não lidos ou pendentes. Nas piores situações, isso se torna um vício e a pessoa monitora a chegada de novos arquivos o tempo todo. Não se desliga, não cria, não usa outras formas de comunicação.
O uso inteligente do e-mail precisa fazer parte do nosso cotidiano. Temos que entender que a ferramenta existe para encurtar distâncias, facilitar processos, tirar do caminho coisas pequenas. Para que assim possamos investir nosso tempo com a comunicação que realmente importa. Tanto para nós quanto para a empresa. Como isso acontece na prática? Deixo aqui algumas dicas:
1. Planeje seu texto.
Não caia na armadilha de começar a redigir sem saber exatamente o que e para quem quer comunicar. Muita gente me pergunta: não é melhor começar logo a escrever? Será que as idéias podem vir enquanto digito o texto? Sim, elas podem vir, mas provavelmente de uma forma desorganizada, sem relação com o que é importante para o leitor. Minha recomendação é: pense em quem vai receber a mensagem. Tente antecipar as dúvidas do leitor e quais os pontos importantes que vão envolvê-lo.
2. Tenha um propósito claro.
Saiba exatamente o que você precisa comunicar no e-mail. Com isso, seu texto vai ficar mais claro e objetivo. E o leitor não vai ligar e perguntar: o que você realmente quer de mim?
3. Tenha certeza.
Você precisa enviar a mensagem para aquela pessoa? Evite uma possível resposta como: tudo bem, mas o que eu tenho a ver com isso? Assim, o fluxo de informação em sua empresa vai ser muito mais racional e efetivo.
4. Comece pela informação mais relevante para o leitor.
Só depois dê exemplos, explicações e argumentos. Abandone aqueles inícios clássicos como: “Considerando a reunião do dia tal”, “Tendo em vista as necessidades do cliente”. Seja direto. Se quiser pedir algo, faça isso logo no começo. Se precisar esclarecer alguma coisa, evite rodeios.
5. Revise seu texto antes de enviá-lo.
Parece óbvio, mas não é. Erros gramaticais, aquela palavrinha solta, uma frase sem sentido, tudo isso pode ser evitado com uma leitura criteriosa. Não deixe que a falta de tempo justifique o envio de uma mensagem mal escrita. É sua imagem que está em jogo.
Ficou alguma dúvida? É só me enviar um email!
Vivien Chivalski é professora da Integração Escola Negócios, onde ministra o curso de Redação Empresarial. Clique aqui e conheça o programa do curso.
A tecnologia proporcionou avanços à comunicação escrita corporativa. Atualmente, temos excelentes ferramentas para nos auxiliar a corrigir erros, usar soluções gráficas e, principalmente, economizar tempo no envio e recepção das mensagens.
Por outro lado, escrever também pode ser algo complexo. Equipes cada vez mais enxutas, excesso de tarefas a realizar, grande volume de informações desafiam nosso cotidiano e nos levam a ter pouco tempo para planejar e elaborar os textos como provavelmente gostaríamos de fazer. Selecionamos algumas dicas da especialista Vivien Chivalski, para auxiliar você a melhorar a sua comunicação no ambiente corporativo:
1. Escrever não é falar
O primeiro ponto que devemos observar é que há muitas informações a serem passadas e devemos separar as essenciais das desnecessárias, antes de iniciar qualquer processo de comunicação. Outro ponto é perceber que as pessoas são diferentes, têm culturas, percepções e imagens distintas, mas precisam construir algo comum.
Ao convocar um grupo para uma reunião, por exemplo, o redator deve se lembrar de todas as informações necessárias para que cada leitor participe da reunião no dia e hora marcados. Se, após enviar a mensagem, o redator precisar confirmar informações, esclarecer o que escreveu ou acrescentar detalhes pelo telefone, significará que a comunicação não foi eficaz.
A comunicação nas empresas tem papel integrador e viabilizar a tomada de decisões, ações e processos diretamente relacionados à imagem, reputação e clima organizacional, questões fundamentais para que se atinjam os resultados esperados.
O processo de comunicação pode realizar-se pela linguagem oral ou escrita e, embora a língua seja a mesma, a expressão escrita difere da oral – falar é diferente de escrever, pois os recursos de um são diferentes dos do outro. Devemos analisar a linguagem oral como algo que serve de suporte à escrita.
A língua falada pressupõe contato direto entre as pessoas, onde o vocabulário é mais restrito, mas está em constante renovação. Se o orador não usar recursos que garantam empatia com a audiência na emissão, pode ser que a comunicação não aconteça, mesmo que haja planejamento e preparação para o discurso.
Na linguagem escrita, o contato é indireto entre os interlocutores. As estruturas e o vocabulário são mais apurados e mais conservadores. Também há alguns desafios e um deles é que escrevemos muito atualmente e, algumas vezes, optamos pela escrita quando outra forma de comunicação seria a melhor opção.
Comunicar-se de forma eficaz é promover a troca/o encontro. É saber influenciar as pessoas sabendo ouvi-las. É ser claro e manter-se no foco, saber claramente o que se espera de cada reunião, e-mail, contato telefônico, recado, aviso no mural. Escolher a melhor forma de transmitir a informação é um dos primeiros passos para ser eficaz na comunicação.
2. Seja profissional e cordial
Um texto corporativo deve ser focado apenas em assuntos relacionados à empresa. Não há espaço para assuntos pessoais, brincadeiras e piadas, mas isso não quer dizer que essa comunicação deva ser pesada ou arrogante. Ser objetivo, e tratar diretamente dos assuntos importantes ao negócio e às relações de trabalho, mostra respeito com o leitor e evita constrangimentos.
Precisa pedir um favor? Vai cobrar um devedor? Está bravo? Precisa fazer uma reclamação? Seja educado sempre! Comunique-se com firmeza, assertividade, declare exatamente o que precisa ser dito, mas seja educado em qualquer circunstância. Inicie um documento com cordialidade, use palavras como “por favor” e “obrigado”, assuma e assine tudo o que escrever.
3. Primeira pessoa, sempre
Escreva na primeira pessoa do singular ou do plural. Evite expressões que despersonalizam a comunicação como: recomenda-se, o departamento recomenda, é recomendável. Além disso, evite mudar de abordagem no meio do texto: se começar com recomendamos, continue com essa forma de linguagem até o fim do texto.
4. Fale a linguagem do leitor
Um bom texto deve ser escrito para o outro, o leitor, que precisa ter respeitados seu repertório, necessidades de informação e de direcionamento. No entanto, é preciso cautela, pois podemos ter leitores diferentes. As pessoas são únicas e têm necessidades diferentes de informação, detalhamento e explicações. Além disso, recebem e entendem as informações seguindo seu jeito de pensar e suas expectativas. Para definir qual é o perfil do seu leitor, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
Quem vai liderar a ação?
Quem vai agir?
Quem vai utilizar as informações?
Quem precisa conhecer a situação?
Quem será mencionado?
Quem deve ser consultado?
Nunca distraia, confunda ou ofenda seus leitores. Excesso de informação pode distrair e alguns aspectos podem confundi-los, como: cores, datas, horas, símbolos, medidas, nomes incorretos e excesso de números.
Ofensas são mais subjetivas – um pedido fora de contexto, cópias desnecessárias e tantas outras situações podem estremecer relacionamentos com pares, clientes, fornecedores. Além disso, as pessoas não buscam informações da mesma forma: algumas as querem para tomar decisão (decisoras), para elas o tempo da informação é já, agora. Há outras que são analíticas (introspectivas), precisam da informação, mas precisam também de tempo para digeri-las, o tempo delas é o depois. Há, ainda, quem precise de suporte e aceitação social para captar a mensagem (sociáveis) e outras pessoas que sentem que a informação só é confiável se houver detalhes (detalhistas).
5. Regras de etiqueta
O e-mail é um documento empresarial como qualquer outro. Apesar da rapidez em enviar/receber a mensagem e da proximidade que há com o leitor, ele deve seguir as mesmas regras de educação e profissionalismo que regem as relações nos negócios. Nesse contexto, as principais regras de etiqueta são:
Escrever com tato e evitar excesso de letras maiúsculas e minúsculas
Usar cumprimento inicial e assinar as mensagens
Revisar a mensagem para que não haja erros gramaticais
Evitar enviar mensagens com cópia para todos. É preciso ter cuidado com o endereço de e-mail das outras pessoas
Não ofender, distrair ou confundir o leitor
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No curso de Redação Empresarial você vai aprender a produzir textos mais claros, concisos, estruturados e estimulantes aos leitores. Quebrar barreiras na aprendizagem de conceitos gramaticais, com dicas e soluções aplicáveis à realidade de trabalho. Entender a importância da comunicação escrita para as empresas e elabore um material de autoanálise para criar um plano de melhoria.
O objetivo do curso
Fortaleça seu poder de comunicação escrita com habilidades de expressão, organização de ideias e linguagem.
Ganhe confiança e segurança para expor ideias, apresentar projetos e engajar pessoas pela comunicação escrita. Aprenda a expressar-se com clareza para ganhar atenção e adesão dos leitores.
Tenha força nos argumentos e exposição de ideias de forma estruturada, confiante e congruente. Estabeleça uma comunicação escrita assertiva, segura e cordial para se chegar a resultados positivos e relacionamentos cada vez mais saudáveis.
Saiba como evitar distrações e desgastes criados por comunicação escrita incerta ou inadequada à situação e ao momento
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Termos e condições
1. PAGAMENTO: : A data de vencimento, valor e
forma de pagamento escolhidas vinculam a empresa ou o aluno ao seu cumprimento,
sob pena de multa de 2% e juros de 1% ao mês por eventual atraso. Caso não
receba os documentos necessários para pagamento, a empresa ou o aluno deverão
entrar em contato com o departamento financeiro da INTEGRAÇÃO com até 3 dias de
antecedência ao vencimento da cobrança e renegociar seu pagamento.
Na opção de pagamento por cartão de crédito, o
mesmo estará sujeito a aprovação da operadora do cartão. A confirmação do
pagamento garantirá a participação do aluno no curso.
2. CANCELAMENTO PELA EMPRESA OU
ALUNO: 2.1.Caso haja cancelamento, desistência,
transferência ou ausência do aluno e o mesmo tenha formalizado à INTEGRAÇÃO,
com no prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis anteriores ao curso, a empresa ou o
aluno poderá escolher entre as opções:
a) Permanecer com o crédito de 100% do valor pago pelo
prazo de 6 (seis) meses a contar da data início do curso. b) Solicitar a devolução de 80% do valor pago, sendo
que 20% serão retidos a título de despesas operacionais.
c) Caso o valor ainda não tenha sido pago e haja a
desistência da compra, será emitida a cobrança de 20% referente as despesas
operacionais. 2.2 Caso haja cancelamento, desistência,
transferência ou ausência do aluno e o mesmo não tenha formalizado à
INTEGRAÇÃO, ou ainda, formalizado em um prazo inferior ao mínimo de 5 (cinco)
dias úteis anteriores ao curso, a empresa ou o aluno poderá escolher entre as
opções:
a) Permanecer com crédito de 80% do valor pago pelo
prazo de 6 (seis) meses a contar da data início do curso, sendo que 20% serão
retidos a título de despesas operacionais. b) Solicitar a devolução de 70% do valor pago, sendo
que 30% serão retidos a título de despesas operacionais.
c) Caso o valor ainda não tenha sido pago, será emitida
a cobrança de 20% referente as despesas operacionais.
As formalizações de cancelamento, desistência,
transferência ou ausência deverão ser realizadas pelo e-mail: [email protected].
Em ambos os casos 2.1 e 2.2, em que a empresa
ou aluno opte por crédito, o mesmo poderá ser utilizado em outros cursos de
nosso calendário vigente. Caso o valor do curso escolhido seja maior que o
crédito, haverá cobrança da diferença. O acompanhamento da validade do crédito
é de inteira responsabilidade da empresa ou aluno. E para os casos de
devolução, o mesmo ocorrerá em até 15 dias corridos, por depósito em conta
bancária da empresa, mediante requerimento formalizado.
3. CANCELAMENTO PELA INTEGRAÇÃO: 3.1.Caso o curso seja cancelado por
iniciativa da INTEGRAÇÃO – por motivos de ausência de quorum, alteração de
calendário, mudanças de mercado ou outros fatores – e o pagamento tenha sido
efetuado, a empresa ou aluno poderá escolher entre as opções:
a)Permanecer com um crédito de 100%
do valor pago, pelo prazo de 6 meses a contar da data início do curso;
O crédito poderá ser utilizado em outros
cursos de nosso calendário vigente. Caso o valor do curso escolhido seja maior
que o crédito haverá cobrança da diferença. O acompanhamento da validade do
crédito é de inteira responsabilidade da empresa ou aluno. b)Requerer
a devolução de 100% da importância paga no prazo de 6 meses a contar da data do
curso. Neste caso, a devolução será feita em até 15 dias corridos por depósito
em conta bancária da empresa ou aluno, mediante requerimento formalizado;
A INTEGRAÇÃO comunicará
sobre a CONFIRMAÇÃO ou CANCELAMENTO DO CURSO 4 dias corridos antes da data de
início do mesmo.
Esse prazo faz-se necessário para a
formação de quórum para realização, não se responsabilizando por compra de
passagens ou reservas de hotéis.
4. FREQUÊNCIA NECESSÁRIA: A presença mínima exigida para
entrega do Certificado de Participação é de 75% da carga horária total, sendo
que não há política de reposição total ou parcial das aulas não frequentadas.
5. CURSOS MODULARES: No caso dos cursos que são compostos por módulos,
não será permitida transferência de módulos não cursados para outros alunos nem
sua reposição.
6. CURSOS ON LINE: No caso dos cursos on-line, o material didático e
certificado de participação estarão disponíveis para download no ambiente
virtual até 30 dias após o encerramento do curso.
7. EXIGÊNCIAS DA EMPRESA OU ALUNO: As possíveis exigências da empresa como: pedido de
compras, n. º de empenho, ordem de serviços e outros, deverão ser anexados a
essa ficha de inscrição, sendo que os títulos não serão prorrogados pela falta
desses documentos.
8. TRANSFERÊNCIA DE INSCRIÇÃO: Caso o participante inscrito não possa comparecer na
data escolhida, o mesmo poderá realizar até 2 (duas) transferências de sua
inscrição para outras datas de nosso calendário, no prazo de 6 meses, a contar
da data do curso, de acordo com as regras de cancelamento discriminadas neste
termo, caso o curso venha ter reajuste no valor,
será cobrado a diferença dentro do período de transferência.
