Por Meg Chiaramelli, head das escolas de RH, Vendas e Marketing e do Núcleo de Coaching da Integração
Todos já devem ter notado como as mudanças estão ocorrendo rapidamente e como temos que aprender a lidar com elas. Existe, hoje, muita volatilidade do mercado e bastante concorrência que fazem as empresas correrem contra o tempo para oferecer produtos e serviços cada dia melhores. Nesse contexto, a gestão de processos ajuda as organizações a obter mais qualidade e, consequentemente, melhores resultados financeiros.
Processo é uma sequência de ações contínua e prolongada de alguma atividade e que apresenta certa unidade. Seu objetivo é transformar alguma coisa ou agregar valor a um bem ou serviço. Envolve a entrada de algo, que pode ser físico ou não, como um conjunto de informações, e a transformação disso em um produto ou um serviço.
Um processo pode envolver diferentes departamentos da empresa, em que cada um é responsável por uma ou mais etapas do fluxo de trabalho até que o objetivo final seja cumprido. A gestão de processos serve para tornar esse fluxo de trabalho mais fluido e eficiente, possibilitando que as diferentes áreas atuem de forma integrada com o objetivo de melhorar o desempenho da empresa como um todo.
De acordo com Vicente Falconi, em seu livro O Verdadeiro Poder, três fatores são fundamentais para a obtenção de resultados: liderança, conhecimento técnico e método. Gestão de processos é o método nessa engrenagem. Ainda que complexo, pode ser aplicado na rotina diária, de maneira bastante eficaz, por meio de quatro etapas denominadas de PDCA:
P = Planejamento
É a fase em que se define estratégias para buscar o resultado da meta ou soluções para resolução de um problema.
D = Execução das ações ou das soluções
Momento de realizar o que foi definido no planejamento. Aqui, entra também a coleta de dados para controle do processo.
C = Check ou Controle
É o acompanhamento do que está sendo feito. Os resultados devem ser comparados ao planejamento, enquanto os eventuais problemas são registrados. Se tudo está saindo como planejado, é só seguir em frente. Se houver algo fora do esperado, é necessário entender o que houve de errado.
A = Ação
Etapa em que já se verificou que o resultado foi alcançado e, portanto, o método de trabalho pode ser incorporado à rotina do processo. Se não, é o momento de buscar as causas do problema e recomeçar o PDCA.
A gestão de processos permite que a organização tenha uma visão mais completa das áreas e entenda como elas contribuem para o seu desempenho. Possibilita ainda enxergar como otimizar o trabalho para garantir produtos ou serviços de qualidade para seus clientes. Outra vantagem significativa da gestão de processos é a redução de custos, já que facilita perceber problemas e desperdícios e, assim, partir para as correções necessárias, como nos mostra o ciclo do PDCA.